Op ons secretariaat werken 3 medewerkers in een gezamenlijke verantwoordelijkheid om alle voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden uit te voeren. Doel is samen te zorgen voor een goedlopend afdelingssecretariaat.

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die zelfstandig kan functioneren als volwaardig lid van ons secretariaat en ter ondersteuning en onze interne teams.

Ons secretariaat is volop in ontwikkeling en we kijken ernaar uit om dit samen met een nieuwe collega verder vorm te geven. Wij bieden een mooie werkplek met een collegiale werksfeer, een grote diversiteit aan taken en betrokken collega’s.

Wat ga je doen?

• Correspondentie en beheer van verschillende mailboxen;
• Beantwoorden van vragen van studenten en UM-stafleden;
• Administratieve werkzaamheden, waaronder financiële administratie, archivering, alles regelen voor nieuwe en vertrekkende medewerkers, Excel-lijsten bijhouden;
• Plannen van bijeenkomsten, hoorzittingen, vergaderingen, lezingen, workshops en trainingen;
• Agenda beheer afdelingshoofden;
• Ondersteuning bij HRM-taken van teamleiders en afdelingshoofden;
• Notuleren van diverse vergaderingen;
• Gegevensverwerking in verschillende systemen waaronder SAP, Corsa archiefsysteem en gesprekssysteem, Excel, Coachview en Aanmelder;
• Aansturen van studentmedewerkers.

• Je hebt minimaal een mbo-opleidingsniveau.
• Je beschikt over relevante werkervaring.
• Je bent accuraat, proactief en in staat je werk efficiënt en effectief te organiseren.  
• Je bewaart te allen tijde het overzicht en weet goed prioriteiten aan te brengen
• Je bent een flexibele teamspeler, maar kunt ook goed zelfstandig werken in een dynamische omgeving
• Je bent klantgericht, vriendelijk en je hebt affiniteit met administratieve ordening
• Je hebt goede computervaardigheden en interesse in verbeteringen en implementatie van ICT-aanpassingen. Bekendheid met verschillende systemen is een pre

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met mogelijkheid voor onbepaalde tijd.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM

Wat bieden wij?

Het betreft een tijdelijk dienstverband van 1 jaar, het tijdelijk dienstverband bevat een proefperiode. Er is de mogelijkheid tot verlenging en een vast dienstverband. De omvang van het dienstverband bedraagt 0,5 - 0,6 fte. De werkdagen worden overeengekomen in onderlinge afstemming. Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Wil je meer weten? Bekijk deze video om een idee te krijgen van onze universitaire cultuur en de stad Maastricht.

UM Student Desk

Het secretariaat is de spil van de afdeling UM Student Desk. Je ondersteunt als zodanig de collega’s van de verschillende teams van onze afdeling: het betreft twee afdelingshoofden, verschillende teamleiders en de teams van UM Psychologen, UM Career Services, UM Studentendecanen (inclusief UM Disability Support en Complaints Service Point), International Service Desk, UM Admissions (inclusief Bekostiging) en Toetsing. Een diverse groep servicegerichte professionals.

Het SSC helpt studenten met uiteenlopende zaken die te maken hebben met studeren en het studentenleven. Zo voorziet het SSC studenten van informatie over toelating, inschrijving, collegegeld en diploma-erkenning. Studenten kunnen er ook terecht voor juridisch advies over studie-gerelateerde zaken, carrière-advies of hulp van een psycholoog. Naast het bieden van individuele ondersteuning, helpt het SSC ook een aantal organisaties die extracurriculaire activiteiten verzorgen, zoals de INKOM, de sportraad MUSST en Studium Generale.