Licenties en contracten onder controle houden bij een grote organisatie? Dat is voor jou geen probleem als contract- en licentiebeheerder. Jij zet je oog voor detail en analytisch vermogen in om het contractbeheer van alle verschillende diensten en producten van de divisie Information & Library Services naar een hoger niveau te tillen.
Als contract- en licentiebeheerder zorg je voor het voorbereiden, afsluiten, verlengen en opzeggen van contracten en licenties, voor de diensten en producten die de divisie Information & Library Services (ILS) levert. Naast het afsluiten van contracten en licenties houd je je ook bezig met de naleving hiervan. Je houdt hierbij rekening met de wensen van de gebruikers (bestelbevoegden en individuele eindgebruikers), relevante (veiligheids)voorschriften, inkoopprocedures en wetgeving.
Het operationeel afsluiten, verlengen en opzeggen van contracten en licenties (contractbeheer) vormt het grootste deel van je werk. Dit houdt onder meer in:
- Het bestellen/afsluiten van licenties binnen bestaande contracten.
- Het ter beschikking stellen van licenties aan de aanvragers (volgens de beschikbare procedures).
- Het bewaken van de volgens contract toegestane hoeveelheid versus gebruikte hoeveelheid licenties.
- Het bijhouden van de licentie- en contractadministraties.
- Het beheren van de licentiemailbox waarin aanvragen voor en vragen over licenties en contracten binnen komen.
- Het afstemmen van licentiegebruik met IT-beheerders en vertegenwoordigers van gebruikers (groepen).
Daarnaast houd je je voor een deel van je tijd bezig met contractmanagement op tactisch niveau. Dit houdt (onder andere) in het participeren in aanbestedingstrajecten waarin ook andere organisatieonderdelen (zoals Inkoop en bureau Functionaris Gegevensbescherming) een rol spelen en het coördineren van contracttrajecten binnen de divisie ILS.
Gezien de overgang van steeds meer ICT-producten en diensten naar de cloud, wordt van jou een actieve rol in deze transitie verwacht, waarbij je contracten voor bijvoorbeeld SaaS-diensten afsluit en daarbij een juiste invulling weet te geven aan cloudspecifieke aandachtspunten. Ook lever je een bijdrage aan de ontwikkeling en professionalisering van contractmanagement in de divisie ILS.
In de afdeling Management Support van de divisie ILS zijn op dit moment een contractmanager, een contract- en licentiebeheerder, een medewerker administratieve processen en systemen en een interne bedrijfsvoerder betrokken bij het contractmanagement. De huidige contract- en licentiebeheerder gaat medio 2022 met pensioen.