Wat ga je doen?

Als planner bij het FS Servicepoint ben je verantwoordelijk voor de korte- en langetermijnplanning van het dienstrooster van onze receptionisten en de administratieve ondersteuning die daarbij hoort.

Het FS Servicepoint werkt voortdurend aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Van de medewerker wordt verwacht dat hij/zij mogelijkheden daartoe signaleert en oplossingen aandraagt voor het verbeteren van de kwaliteit.    

In deze functie ondersteun je processen in administratieve en organisatorische zin.

Het betreft de volgende taken:

• Je roostert medewerkers in op basis van beschikbaarheid, inzetbaarheid en kwalificaties en doet op basis daarvan aanpassingen in het planprogramma.
• Je stemt de vraag vanuit de faculteiten en servicecentra (regulier maar ook extra aanvragen) en de inzetbaarheid van medewerkers zo efficiënt mogelijk op elkaar af.
• Je bewaakt niet alleen de verhouding tot de contracturen en inzetbaarheid van medewerkers, de CAO en de wettelijk regelgeving maar je houdt ook rekening met beschikbare uren om zo tot een optimale planning te komen.  
• Je verwerkt de vakantieaanvragen, het verzuim en overige afwezigheden en de urenafrekening.
• Je vindt het leuk om vanuit je kennis en ervaring mee te werken aan verbetering en vernieuwing van onze roostersystematiek.
• Je stelt periodiek overzichten op van de gerealiseerde personeelsbezetting en houdt de gegevensbestanden voor de personeelsplanning actueel.
• Je fungeert als sparringpartner voor de teamleider bij het opstellen van het formatieplan.
• Je ondersteunt bij alle andere voorkomende administratieve werkzaamheden ten behoeve van het FS Servicepoint.

Wat heb jij het team te bieden?

Je bent een open, proactieve en service- en resultaatgerichte persoonlijkheid. Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en betrokkenheid; probleemoplossend denken en handelen zijn eigenschappen die jou typeren. Voorts ben je een echte teamplayer en collegiaal.

Naast bovenstaande zijn voor deze functie de volgende functie-eisen, competenties en vaardigheden van toepassing:

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het plannen en roosteren of vergelijkbare organisatorische werkzaamheden.
• Je beschikt over goede contactuele en communicatieve vaardigheden.
• Je kunt snel schakelen, bent creatief, besluitvaardig, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Je krijgt energie van het creatief oplossen van roosterproblemen.
• Je bent accuraat en efficiënt.
• Je bent klantgericht en streeft een hoog dienstverleningsniveau na.
• Je bent in het bezit van een hbo-diploma.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het MS-officepakket, met name MS-Excel.
• Je beschikt over goede kennis van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM

Wij bieden een aantrekkelijke functie binnen een enthousiaste, dienstverlenende werkomgeving, met het UFO profiel van Frontoffice medewerker, schaal 7 en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden volgens CAO Nederlandse Universiteiten en lokale UM-bepalingen.

Het salaris bedraagt minimaal € 2.376,00 en maximaal € 3.208,00 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, conform schaal 7 van CAO NU. 

Het betreft een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met een proeftijd van twee maanden gevolgd door een dienstverband voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.
 

Facility Services / team Recepties & Servicepoint

Facility Services

Naast de zes faculteiten bestaat de UM uit een aantal servicecentra, waaronder Facility Services (FS). FS biedt studenten, medewerkers en bezoekers van de zes faculteiten en de andere UM-servicecentra een breed dienstenpakket ter ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Dit pakket bestaat onder andere uit huisvestingsvoorzieningen en dienstverlening uiteenlopend van catering, schoonmaak en beveiliging tot receptiediensten en inkoop. FS adviseert daarnaast op het vlak van milieu en duurzaamheid, veiligheid en contractmanagement en beheert de vastgoedportefeuille van de universiteit.

Een divers aanbod waarbij integrale dienstverlening, vanuit één multidisciplinair team en met een gezamenlijke focus, het uitgangspunt is. Een vertrouwde basisdienstverlening, met maatwerk als de situatie daar om vraagt. 
Een hoge mate van klanttevredenheid over de aangeboden diensten en het creëren van een functionele, inspirerende en plezierige leer- en werkomgeving staan voorop. Ons doel is de klant te ontzorgen en waarde te creëren. Dit doen we met het streven een partner te zijn die flexibel is, meedenkt, werk uit handen neemt, proactief adviseert en inspireert, zoekt naar creatieve oplossingen, openstaat voor nieuwe ideeën en gezamenlijk nieuwe stappen vooruitzet met de blik op de toekomst.

Werken bij FS betekent werken in een dynamische organisatie, waar veel uitdagingen, kansen en mogelijkheden liggen op facilitair gebied. FS biedt een prettige werkomgeving met betrokken collega’s; een plezierige informele en resultaatgerichte werkcultuur. Een organisatie waar veel aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling, waar ruimte is voor eigen initiatieven en waar samenwerken, verbinding en open communicatie hoog in het vaandel staan.

FS bestaat uit de domeinen services en vastgoed, team inkoop, team adviseurs –arbo, duurzaamheid en veiligheid & beveiliging- en een stafafdeling –beleid & communicatie, finance & control, informatiemanagement & systemen en het secretariaat-. 

Team Servicepoint

De functie van planner is ingebed in het team Servicepoint van de afdeling Recepties & Servicepoint. Het Servicepoint is het intakepunt voor alle informatievragen, aanvragen van diensten, storingsmeldingen en klachten op facilitair vlak, en is verder ook verantwoordelijk voor de planning en administratieve ondersteuning van de receptiediensten binnen de universiteit.

Voor zover werkzaamheden rondom het plannen het toelaten, sta je ook in voor de intake van facilitaire meldingen en het verder ontwikkelen van het Servicepoint binnen onze FS-organisatie.

Servicepoint biedt je een fijne werkomgeving, waarin samenwerking met betrokken collega's voorop staat.

Het team bestaat uit ongeveer 2,6 fte. Je legt met betrekking tot de dagelijkse werkzaamheden verantwoording af aan je teamleider.

Je werkt nauw samen met je teamleider, de receptionisten en je servicepoint collega’s.