Het departement Wiskunde is op zoek naar een tijdelijke Management Assistent (6 maanden) ter vervanging van een collega die met zwangerschapsverlof gaat. Het departement bestaat uit twee onderzoeksinstituten, het Mathematisch Instituut en het Freudenthal Instituut, met elk een eigen bestuur.

Je primaire taak is de ondersteuning van de bestuurssecretaris en de twee bestuursteams van het Mathematisch Instituut en het Freudenthal Instituut. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris, je leidinggevende. Je bereidt bestuursvergaderingen voor en maakt hiervan de verslagen, je zorgt voor het overzicht van besluiten en de uitvoering daarvan. Je zorgt voor de implementatie van regelingen en procedures en je helpt bij het genereren en ontsluiten van managementinformatie. Je draagt zorg voor een goede administratieve ondersteuning van processen. Daarnaast voer je voorkomende andere secretariële taken uit.

We bieden een gevarieerd takenpakket aan met werkzaamheden zoals:

• agendabeheer van twee besturen en bestuurssecretaris;
• agenda- en timemanagement: het vooruit plannen van bijeenkomsten en vergaderingen, zelfstandig prioriteiten stellen;
• het organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
• ondersteuning geven aan de bestuurssecretaris voor verschillende overleggen;
• post en email behandeling: voeren van in- en externe correspondentie in het Nederlands, of Engels, en beheer van mailboxen;
• zorg dragen voor een juiste administratieve ondersteuning van processen.

We zijn op zoek naar jou als je jezelf herkent in één of meer van de volgende punten: Je hebt een helikopterview en bestuurlijke sensitiviteit. Je vindt het belangrijk om je accuraat en proactief op te stellen en denkt altijd in oplossingen. Ook ben je gewend om de lat hoog te leggen en weet je hoe je met vertrouwelijke informatie om moet gaan. Je bent flexibel en hebt een goed gevoel voor verhoudingen. Je bent een enthousiaste teamspeler, collegiaal en servicegericht.

We zijn op zoek naar een positieve en betrokken collega met:

• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, die communicatief sterk is en met tact en flair zaken gedaan krijgt;
• agendabeheer en strategisch notuleren ervaring;
• organisatiesensitiviteit en integriteit;
• het vermogen zowel in teamverband als zelfstandig te werken;
• stressbestendigheid en het vermogen tot improviseren;
• een goede beheersing van MS Office en werken op afstand.

• Een dienstverband (0,6 – 0,8 fte, verhoging tot 1,0 is mogelijk) voor een duur van 6 maanden.
• Een voltijds brutosalaris van minimaal €2818,- en maximaal € 3764,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten).
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Meer informatie over werken bij de faculteit Bètawetenschappen. 

De Universiteit Utrecht is een vriendelijke en ambitieuze universiteit in het hart van een oude stad. We verwelkomen graag nieuwe wetenschappers in onze stad wat een bloeiend cultureel centrum kent. We staan bekend om ons innovatieve interdisciplinaire onderzoek en onze nadruk op inspirerend onderzoek en excellent onderwijs. We staan ook bekend om onze vertrouwde sfeer en de 'can-do' mentaliteit van onze mensen. Deze levendige en inspirerende academische omgeving trekt hoogleraren, onderzoekers en promovendi van over de hele wereld aan, waardoor zowel de universiteit als de Faculteit Bètawetenschappen een levendige en diverse internationale gemeenschap vormen.

De stafafdeling Bestuurlijke Ondersteuning (BO) werkt ter ondersteuning van de facultaire en departementale besturen. De faculteit en elk departement van de faculteit Bètawetenschappen kent een bestuurssecretaris en één of meerdere bestuurssecretaresses, en bij een aantal departementen ook een coördinator bedrijfsvoering. BO is verantwoordelijk voor coördinatie van de diverse bestuurlijke processen, advisering aan bestuur in beleidszaken, ontwerp en implementatie van regelingen en procedures, etc. Waar nodig worden ook facultaire werkgroepen en projecten vanuit onze afdeling ondersteund.

De faculteit Bètawetenschappen kent zes departementen: Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. Elk van deze departementen richt zich, veelal in samenwerking met groepen binnen en buiten de faculteit op belangrijke maatschappelijke vraagstukken.