Wil jij graag werken op het secretariaat van een onderzoeksinstituut en vind je een goede sfeer belangrijk? Dan is deze baan iets voor jou!

 In deze afwisselende en zelfstandige functie zijn je belangrijkste taken:

• Bewaken van correspondentie, agenda's en coördineren van afspraken van groepsleiders en MT-leden;
• Notuleren van vergaderingen;
• Boeken van reizen, hotels en restaurants, alsmede het regelen van visa;
• Regelen van lunches;
• (Mede-)organiseren van congressen, workshops en symposia;
• Alle voorkomende administratieve ondersteuning, zoals assisteren bij projectaanvragen, rapportages en declaraties;
• Werkzaamheden voor het secretariaat als geheel;
• Archivering.

De ideale kandidaat voor deze functie heeft:

• Heeft enkele jaren ervaring in een secretariële functie en het werken in teamverband;
• Heeft HBO denk- en werkniveau;
• Werkt zelfstandig, proactief en is flexibel;
• Is vaardig in MS-Office; vaardigheid met Teams is een pre;
• Kan goed prioriteiten stellen;
• Heeft organisatietalent en goede contactuele eigenschappen;
• Beheerst de Engelse taal (mondeling en schriftelijk) goed;
• Heeft een positieve instelling en kan snel schakelen als een dag anders loopt dan gepland.

De werksfeer wordt in hoge mate bepaald door jonge, enthousiaste, veelal buitenlandse medewerkers. De communicatie is informeel en verloopt via korte lijnen. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend. Training on the job en studiefaciliteiten zijn vanzelfsprekend. Inschaling vindt, afhankelijk van relevante kennis en ervaring, plaats in schaal 6; maximaal € 40.636 bruto per jaar (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) bij een 40-urige werkweek, waarbij doorgroei naar schaal 7 mogelijk is. Het betreft een dienstverband van 32 tot 40 uur per week voor de duur van anderhalf jaar, met de intentie van een aansluitend vast dienstverband.

Secretarial Office

Op het secretariaat werken drie secretaresses en een afdelingshoofd. Elke secretaresse heeft een eigen takenpakket, maar werkt ook vaak in teamverband. Elke secretaresse werkt zelfstandig, waarvoor organisatietalent is vereist. Onze secretaresses hebben veel contacten - zowel intern als extern - en de sfeer is informeel.

AMOLF initieert en verricht toonaangevend fundamenteel onderzoek aan nieuwe, strategisch belangrijke complexe molecuul- en materiaalsystemen, in samenwerking met de Nederlandse universiteiten en industrie. AMOLF is gevestigd op het Amsterdam Science Park en heeft ongeveer 140 wetenschappers en 70 ondersteunende medewerkers in dienst. Zie ook www.amolf.nl