De divisie Facility Services (FS) levert facilitaire diensten en advies aan studenten, medewerkers, en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, aanbieden van sportvoorzieningen, congres/evenement ondersteuning, inkoop & contractbeheer, campuslogistiek, schoonmaak, horeca, receptie & beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken, verblijven en ontmoeten op de campus!

Tilburg University heeft een levendige, groene en sfeervolle, campus. De nieuw te vormen afdeling Facilities & Hospitality (F&H) van de divisie FS heeft als belangrijke taak om gebruikers van de campus de best mogelijk facilitaire voorzieningen te bieden. Onze medewerkers hebben vaak als eerste contact met onze studenten, medewerkers en gasten, waarbij wij een gastvrije uitstraling en ontzorgende aanpak heel belangrijk vinden. 
Binnen deze afdeling F&H zijn twee  teams opgenomen: ten eerste het team Safety & Hospitality en Document management (SHD). Dit team bestaat voor een deel uit ingekochte dienstverlening (o.a. beveiliging en receptie) en een deel uit eigen medewerkers (met participatiemedewerkers). Het subteam Post & Documentmanagement verzorgt de logistieke dienstverlening op de campus, evenals het beheer van het universiteitsbrede document managementsysteem. 

Ten tweede kent de afdeling het team Congres & Event Support en de Servicedesk (CES/SD). Binnen de congresondersteuning worden jaarlijks enkele honderden evenementen ondersteund op facilitair tot organisatorisch vlak. Je kunt hierbij denken aan kleine lezingen met 20 interne gasten, tot diploma-uitreikingen met 600 gasten in het auditorium tot een buitenevenement met 2.000 gasten en alles wat daar tussen zit. 
Door de Servicedesk worden jaarlijks 14.000 facilitaire meldingen verwerkt. Van storingen en klachten tot algemene vragen en bestellingen. De Servicedesk is de centrale spil in het facilitaire werkveld van onze divisie.  

Deze beide teams staan voor de opgave om te gaan investeren in verdere modernisering van hun werkprocessen en een proactieve klantbenadering.  
Hospitality, ontzorgen en professionaliseren worden hierbij de kernwoorden. 

Om deze afdeling vorm te gaan geven zijn we op zoek naar een:
 
Afdelingshoofd Facilities & Hospitality
(voor 0,8-1,0 fte, 1e jaar tijdelijk met uitzicht op een vaste aanstelling )
 
Functieomschrijving
We zijn op zoek naar een afdelingshoofd dat vanuit de inhoud mee kan werken aan de toekomst en de potentie van beide teams. 
Je fungeert als aanspreekpunt en sparring partner voor de leidinggevenden van de teams. Je overlegt met ze over hun projecten, draagt kennis over, houdt ontwikkelingen binnen het vakgebied bij, zorgt ervoor dat er sturing en ondersteuning wordt gegeven aan de ontwikkelopgaven en monitort de voortgang. Daarnaast vertegenwoordig je de afdeling Facilities & Hospitality in het management team.

Wat breng je ons?
Je bent een professional met een stevige ervaring op het gebied van facilitaire dienstverlening, hospitality en het begeleiden van veranderprocessen. Je bent in staat om complexe vraagstukken te analyseren en daar in samenspraak met betrokken partijen de juiste antwoorden op te formuleren en veranderingen in gang te zetten. De belangrijkste ontwikkelopgaven die de nieuwe manager (samen met leidinggevenden) zal gaan oppakken zijn:

• Het opzetten van een professioneler congres- en eventbureau dat de ‘Living campus’ gedachte vanuit de universiteitsstrategie gaat invullen. Je streeft naar het ontzorgen en verbeteren van de dienstverlening vanuit één centraal klantloket. De geleverde ondersteuning ga je op een hoger plan brengen samen met de teamleider. 
• Je vertaalt het nieuwe gastvrijheidsconcept naar een moderne vorm van beveiligen en ontvangst. Daaraan gekoppeld werk je met het team er naartoe om in 2022 de beveiligings- en receptiediensten vanuit dat concept aan te besteden. Vervolgens zal dat contract en de nieuwe werkwijze ook in de dagelijkse operatie geïmplementeerd moeten gaan worden. 
• Het verder professionaliseren van de Facility Servicedesk: het streven is een proactieve en ontzorgende klantbenadering te gaan realiseren. Daarnaast is het doel een goede back-office functie te ontwikkelen, waardoor operationele managers periodiek worden voorzien van relevante management informatie. 
• Je gaat tevens aan de slag met het crisismanagement en de BHV-organisatie. Je organiseert onder andere eens per jaar een training voor het crisismanagementteam en coacht het hoofd BHV in de dagelijkse operatie. 
• Op het gebied van post en documentmanagement verwachten we de komende jaren vernieuwingen. Je bent op de hoogte van de marktontwikkelingen op deze gebieden en weet deze te vertalen naar een werkbare praktijk voor de universiteit. 

Je voldoet aan de volgende eisen:

• een afgeronde opleiding gericht op Facilitaire dienstverlening.
• 5-10 jaar leidinggevende werkervaring op het gebied van Facilitaire dienstverlening. Ervaring met  beveiliging, eventservices en hospitality wordt gezien als een meerwaarde. 
• in staat zijn om verschillende toekomstscenario’s voor afdelingen te bedenken en te onderzoeken
• ervaring in het zelfstandig begeleiden en aansturen van veranderingsprocessen op team- en medewerkersniveau;
• sterke communicatieve vaardigheden, gedrevenheid en overtuigingskracht;
• de mentaliteit van een teamspeler;
• goede organisatorische vaardigheden en gerichtheid op resultaat;
• een positieve grondhouding 
• een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal. 
• je hart ligt in het facilitaire werkveld en je vindt het mooi om met mensen van verschillende achtergronden en ervaring aan de slag te gaan om de beste dienstverlening te realiseren. 

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1e jaar tijdelijk met uitzicht op een vaste aanstelling.

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. Dit betreft een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten.

Het betreft een voltijds dienstverband (0,8 – 1 fte) waarbij het salaris, afhankelijk van opleiding, leeftijd en relevante werkervaring bij een voltijds dienstverband minimaal € 4.814 en maximaal € 6.180 bedraagt (volgens salarisschaal 12 van de nieuwe CAO Nederlandse Universiteiten)

De universiteit beschikt over goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een gunstige studie- /scholingsfaciliteitenregeling en de mogelijkheid de arbeidsvoorwaarden deels individueel te beïnvloeden met behulp van een fiscaal vriendelijk keuzemodel. Tilburg University kent een vakantie-uitkering van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Daarnaast kent TiU een flexibele werktijden- en verlofregeling. We streven naar een goede mix van werken op campus en de mogelijkheid om thuis te werken. 

Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services