Word jij enthousiast van een baan waar je direct in contact staat met studenten, veel zelfstandigheid krijgt en processen gaat optimaliseren? Ben jij accuraat, zorgvuldig en kun je goed luisteren terwijl je snel essentiële informatie filtert? Dan ben jij onze secretaris die het team Studievoortgang komt versterken. Deze positie is onderdeel van de dienst Education and Student Affairs (ESA) en is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven.

Als Secretaris van een examencommissie ga je aan de slag met het inrichten, archiveren en beheren van het secretariaat. Het betreft een brede functie waarbij je ruimte krijgt om jezelf verder te ontwikkelen. We vinden het erg belangrijk dat onze secretaris zelfstandig aan de slag durft te gaan, waarbij je dan ook het mandaat krijgt om deze zelfstandigheid uit te kunnen voeren. Je bent dan ook in staat om besluiten van de examencommissie voor te bereiden, rekening houdend met juridische, uitvoeringstechnische en menselijke aspecten. Ervaring in het geven van juridisch advies gaat je dan ook helpen om deze functie goed uit te oefenen. Als secretaris heb je per mail contact met studenten, jij begeleidt de verzoeken die zij indienen. Daarnaast spreek je regelmatig met ESA-collega's en docenten om informatie in te winnen voor verzoeken. Je vervult een schakelrol tussen de examencommissie en de uitvoerende organisatie, goede communicatievaardigheden in zowel schriftelijke als mondelinge vorm zijn daarom van belang.

Deze huidige rol zullen we in de toekomst professionaliseren, waardoor je mogelijk meer mandaten krijgt en meer ruimte voor advisering aan de examencommissie. In beginsel ben je verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen van de examencommissie waarbij je ook ondersteuning biedt en de verslaglegging daarvan verzorgt. Daarnaast zorg je voor het voorbereiden en afhandelen van bindende studieadviezen en studievoorgangsadviezen.

Voor de faculteit Electrial Engineering zoeken wij secretarissen examencommissie voor in totaal 1,6fte. Het betreft twee functies, zowel de secretaris examencommissie voor de bachelor- en masteropleiding Electrical Engineering als de nieuw op te richten examencommissie van de interfacultaire master opleiding Artificial Intelligence for Engineering Systems. Deze laatste betreft een interfacultaire master waarbij in eerste instantie 0,4 fte gevraagd wordt en wat wordt opgeschaald naar 0,6 fte naarmate er meer studenten zijn ingeschreven bij de opleiding. Voor de bachelor en master opleidingen van Electrical Engineering zoeken we 0,8 - 1,0 fte.

Andere verantwoordelijkheden die je krijgt als secretaris:
 

• Voorbereiden en afhandelen van besluiten van de examencommissie over verzoeken en klachten van studenten en derden (incl. vermoedens van fraude);
• Afhandelen, in geval van gedocumenteerde standaardbesluiten, van verzoeken van studenten namens de examencommissie en overige correspondentie;
• Toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld OER, WHW);
• Adviseren van de examencommissie, en in het bijzonder van de voorzitter, m.b.t. jurisprudentie op basis van eerder genomen besluiten;
• Afstemmen met de secretarissen van andere examencommissies m.b.t. besluitvorming en inrichting secretariële ondersteuning;
• Secretariële ondersteuning bij beroepszaken en het organiseren van het uitschrijven van diploma's;
• Goedkeuren van (aanpassingen aan) examenprogramma's, al dan niet middels de PlanApp.

Wie ben je:

• Je hebt HBO werk- en denkniveau met minimaal een MBO+ diploma;
• Werkervaring in het Hoger Onderwijs is een pré;
• Ervaring met juridische vraagstukken, wetgeving of regelgeving.
• Ervaring met het werken met administratieve systemen, bij voorkeur met het studenteninformatiesysteem OSIRIS;
• Je kunt helder en zorgvuldig formuleren in de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Graag zien we je motivatiebrief daarom in het Engels;
• Je bent in staat zich snel alle relevante informatie eigen te maken m.b.t. Onderwijs- en Examenregelingen, Algemene Wet Bestuursrecht (AwB) en de Wet Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW).

Wat wij bieden:

• Een dynamische werkomgeving met een uitdagend werkpakket en ruime persoonlijke ontwikkelmogelijkheden;
• De functie is ingedeeld in schaal 7 tot 9 van de CAO Nederlandse Universiteiten, het salaris bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring minimaal € 2.471,- en maximaal € 4.257,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling;
• Daarnaast heb je recht op uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek, een vaste 13e maand (8,3%) en zeer uitgebreide sportfaciliteiten;
• Het betreft een dienstverband voor één jaar met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde economische omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.