Samen met twee collega's vorm je het faculteitsbureau en ben jij de rechterhand van het bestuur van de faculteit ET. Jouw meerwaarde zit in brede bestuurlijke ondersteuning. Je bent de verbindende schakel in tal van processen binnen en buiten de faculteit. Denk hierbij aan het plannen en inhoudelijk voorbereiden van overleggen en presentaties, het zelf regelen of uitzetten van acties en het bewaken van terugkoppeling. Je werkt nauw samen met je collega's en vanzelfsprekend vervang je elkaar bij afwezigheid. Naast je directe collega's heb je veel contact met collega's van de ondersteunende afdelingen (o.a. Communicatie, Finance, HR en Research Support) en van de departementen.

Belangrijkste taken

• Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden en vastleggen van vergaderingen van het faculteitsbestuur inclusief het (laten) schrijven van bijbehorende stukken.
• Plannen en bondig notuleren van bestuursvergaderingen (primair in het Nederlands, soms ook in het Engels).
• Opvragen en verzamelen van informatie als input voor plannen en beleid. Voorbereiden en in concept opstellen of aanpassen van notities, procedures en regelingen.
• Informeren, adviseren en oplossen van diverse onderwerpen.
• Organiseren en voorbereiden van faculteitsbijeenkomsten en -events.
• Zorgen voor effectieve faculteitsbrede communicatie: het opstellen en redigeren van teksten.
• Zorgen voor overzicht, doen van procesvoorstellen, bewaken van procedures, deadlines en (realiseren van) actiepunten.
• Verder helpen professionaliseren van processen en werkzaamheden binnen de bedrijfsvoeringsportfolio van de faculteit. Je bent inzetbaar als projectleider op diverse onderwerpen.
• Samen met de collega's van het secretariaat zorg je voor de dagelijkse ondersteuning van de decaan en de directeur bedrijfsvoering. Je bent een vraagbaak en aanspreekpunt voor de bestuursleden en afdelingshoofden van de diensten.

• Je bent energiek, dienstverlenend en kunt veel ballen in de lucht houden.
• Je hebt ruime ervaring met managementondersteuning, bij voorkeur in een politiek bestuurlijke omgeving en plannen en (inhoudelijk) organiseren zijn jouw tweede natuur.
• Je bent analytisch en kunt hoofd- en bijzaken goed van elkaar scheiden en van nature voel je feilloos aan welke belangen er spelen en welke acties nodig zijn.
• Communiceren en afstemmen kun jij als de beste. Empathisch en professioneel als je bent, schakel je makkelijk tussen verschillende niveaus en situaties, uiteraard met tact en gevoel voor de verhoudingen.
• Je denkt in kansen en bent in staat processen te doorzien en (digitaal) te verbeteren.
• Je werkt graag in een bestuurlijke, internationaal georiënteerde omgeving.
• Je beschikt over een HBO diploma en brengt bij voorkeur relevante werkervaring mee.
• Je werkt accuraat, bent discreet en je gaat integer met gevoelige informatie om.
• Je beheerst de nederlandse en engelse taal in woord en geschrift.
• Je bent doortastend, besluitvaardig en een enthousiaste collega die een goede sfeer in het team belangrijk vindt en helpt creëren.
• Je bent bekend met het MS office pakket, inclusief Teams.

• Een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving.
• Een dienstverband van (bij voorkeur) 38 uur, maar minimaal 32 uur.
• Een ambitieuze faculteit waarin samenwerking en verdere professionalisering voorop staan.
• Je krijgt in eerste instantie een dienstverband voor 1 jaar en een vast dienstverband behoort daarna tot de mogelijkheden.
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO Nederlandse Universiteiten.
• Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van maximaal € 4.093,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, gebaseerd op het UFO-profiel secretaris 2.
• Een vakantie-uitkering van 8% en een eindejaaruitkering van 8,3%.
• De UT hecht waarde aan een goede werk- privé balans en biedt goede secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld in de vorm van uitstekende opleidingsfaciliteiten en een goede pensioenvoorziening.