Management Assistent Faculteitsbestuur Bètawetenschappen (0,8 fte)

Management Assistent Faculteitsbestuur Bètawetenschappen (0,8 fte)

Geplaatst Deadline Locatie
16 jun 4 jul Utrecht
Dynamiek, afwisseling en veel verantwoordelijkheid, dat kenmerkt deze baan. Ben jij daar ook naar op zoek, reageer dan nu!

Functieomschrijving

Houd je van dynamiek en afwisseling? Vind je het fijn om zelfstandig je werkzaamheden uit te voeren, maar ben je ook een teamplayer? Dan gaan we graag met jou in gesprek!
Als Management Assistent Faculteitsbestuur bij de faculteit Bètawetenschappen is geen dag hetzelfde. Je maakt deel uit van een team van vier medewerkers. Samen verzorgen jullie de ondersteuning van het facultaire bestuursteam, en assisteren jullie de hoofden van de stafafdelingen binnen de bedrijfsvoering.

In deze rol houd je je voornamelijk bezig met de ondersteuning van de twee vice-decanen. Je hebt dan ook aan weinig woorden genoeg om te weten wat een bestuurder nodig heeft. Je houdt van ontzorgen en bent een vraag altijd een stap voor. Het spreekt dus voor zich dat je de bestuurlijke werkzaamheden vlekkeloos laat verlopen, en je de bestuurders ontzorgt door complexe agenda’s efficiënt en proactief te organiseren in samenwerking met de collega’s binnen de departementen. Je maakt af waar je aan begint, zonder de prioriteiten uit het oog te verliezen.

Je kan rekenen op een gevarieerd takenpakket, denk daarbij aan werkzaamheden zoals:
  • complex agendabeheer van het faculteitsbestuur, met een focus op de twee vice-decanen;
  • de voorbereiding van de vergaderingen van de vice-decanen;
  • het organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
  • het gezamenlijk beheren van de algemene mailbox van het faculteitsbureau, en het voeren van correspondentie zowel binnen als buiten de organisatie;
  • ondersteuning geven bij de organisatie van grote facultaire bijeenkomsten, werkbezoeken en projecten;
  • het beheren van teamsites en het bijhouden van webpagina’s.

Specificaties

Universiteit Utrecht

Functie-eisen

Wij worden blij van een positieve en betrokken collega die zelfstandig kan werken maar ook plezier haalt uit het bereiken van een gezamenlijk resultaat in samenwerking met het team. Je bent ondernemend, houdt van uitdagingen en denkt altijd in oplossingen. Je houdt goed overzicht over je verschillende werkzaamheden en stelt prioriteiten in soms hectische situaties. Mocht het nodig zijn dan improviseer je.

Verder zien we graag dat je het volgende meebrengt:

  • je weet hoe je met vertrouwelijke gegevens om moet gaan en beschikt over bestuurlijke sensitiviteit;
  • je bent communicatief sterk en weet met tact en flair zaken voor elkaar te krijgen;
  • een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • je hebt ervaring in complex agendabeheer en kan strategisch notuleren;
  • je bent bekend met het organiseren van grote bijeenkomsten en projecten.

Herken jij jezelf in een of meerdere van deze punten dan maken we graag kennis met je! Het is goed om er rekening mee te houden dat je op dinsdag en geregeld op vrijdag in Utrecht op kantoor werkt.

Arbeidsvoorwaarden

  • een zelfstandige functie in een fijn team op een dynamische afdeling;
  • een aanstelling van 0,8 fte voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
  • een voltijds brutosalaris, afhankelijk van ervaring en opleiding, variërend van minimaal € 2.471,- tot maximaal € 3.764,- in schaal 7- 8;
  • 8% vakantiebonus en 8,3% eindejaarsuitkering;
  • een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.
Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de faculteit Bètawetenschappen.

Werkgever

Als Management Assistent Faculteitsbestuur Bètawetenschappen werk je voor het facultaire bestuursteam. Aan het hoofd staat de decaan die daarbij ondersteund wordt door de vice-decaan onderzoek, de vice-decaan onderwijs, de faculteitsdirecteur en een studentbestuurslid. Verder maak je onderdeel uit van het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO). Je leidinggevende is de bestuurssecretaris van de faculteit. Het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO) ondersteunt het facultaire en departementale bestuur, zowel strategisch, beleidsmatig als uitvoerend. De besturen van de faculteit en de departementen worden ondersteund door een bestuurssecretaris, één of meerdere management-assistenten, en op vier plekken ook door een coördinator bedrijfsvoering. Waar nodig worden facultaire werkgroepen en projecten ook vanuit het domein BO ondersteund. 
Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs. De faculteit Bètawetenschappen bestaat uit een heleboel fundamentele verbindingen. We hebben zes departementen, namelijk Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde.

Bij de Universiteit Utrecht werken we samen aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen we voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. De universiteit is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. We werken samen met andere (internationale) universiteiten, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties. Werken bij de Universiteit Utrecht betekent werken bij de beste universiteit van Nederland.

Additionele informatie

Als je vragen hebt over deze functie, stel ze gerust aan drs. Marieke Maas (afdelingshoofd), via M.W.Maas@uu.nl.
Heb je een vraag over de sollicitatieprocedure? Mail dan naar science.recruitment@uu.nl o.v.v. de functietitel.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • Natuurwetenschappen
  • 30—32 uur per week
  • €2471—€3764 per maand
  • MBO
  • 1192073

Werkgever

Universiteit Utrecht

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Budapestlaan 6, 3584 CD, Utrecht

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Universiteit Utrecht). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Als je de kennis en ervaring hebt om uit te blinken in deze rol, reageer dan via de "Solliciteer" knop. We ontvangen graag je motivatie en cv.
De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 7 & 8 Juli.

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen op onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Als deze specifieke functie niks voor jou is, maar je kent iemand anders die misschien wél geïnteresseerd is, stuur dan deze link naar hem of haar door.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Als je de kennis en ervaring hebt om uit te blinken in deze rol, reageer dan via de "Solliciteer" knop. We ontvangen graag je motivatie en cv.
De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 7 & 8 Juli.

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen op onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Als deze specifieke functie niks voor jou is, maar je kent iemand anders die misschien wél geïnteresseerd is, stuur dan deze link naar hem of haar door.

Solliciteer uiterlijk op 4 jul. 2022 23:59 (Europe/Amsterdam).