Het Leids Instituut voor Chemisch onderzoek van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar een communicatieve en proactieve

Management & Office Assistent (0,8-1,0 fte)

Vacaturenummer: 22-408

De werkzaamheden
Als management-assistent maak je deel uit van het LIC-bureau, een hecht team van medewerkers dat de organisatie van het Leiden Institute of Chemistry (LIC) faciliteert. Gezamenlijk dragen de medewerkers van het LIC-bureau zorg voor de administratieve, personele, financiële en organisatorische ondersteuning van het instituut. De management-assistenten ondersteunen diverse onderzoeksgroepen en hebben daarnaast een aantal LIC-brede taken.

De werkzaamheden van de management-assistenten omvatten:
•    Fungeren als eerste contactpunt voor medewerkers en gasten, zowel in direct contact als ook telefonisch en per email: informatie verstrekken, ondersteuning bieden en indien nodig doorverwijzen;
•    Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten, workshops en evenementen; 
•    Verzorgen van administratieve ondersteunende werkzaamheden voor één of meer onderzoeksgroepen en het instituutsbestuur;
•    Het ondersteunen van nieuwe medewerkers en gasten (vluchten boeken, hotels reserveren, incidenteel ondersteunen bij zoeken tijdelijke woonruimte);
•    Facilitaire taken, zoals postverspreiding, sleutel- en toegang-administratie;
•    Als je ervaring hebt met financiën kan budgetbeheer tot de taken gaan behoren.

Profiel
•    Je beschikt over een afgeronde academische of HBO-opleiding en hebt aantoonbare affiniteit met de universiteit;
•    Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve kwaliteiten;
•    Je beschikt over uitstekende schriftelijke taalvaardigheid (Engels en Nederlands);
•    Je kunt goed zelfstandig en proactief werken binnen het team; 
•    Het MS-Office pakket heeft geen geheimen voor jou en je hebt ervaring met databases;
•    Jouw sterke eigenschappen zijn zorgvuldigheid, vermogen om flexibel te handelen, servicegerichtheid en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie;
•    Affiniteit met financiën is een pré.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar, met uitzicht op vast. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.470,- en maximaal € 3.335,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl. 

Beschrijving van de faculteit en het instituut
De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving, en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden gedreven door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen. Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en vijftien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.300 medewerkers en meer dan 5.000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Voor meer informatie, zie: www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen en onze social kanalen: (@)Leiden Science.

Het Leiden Institute of Chemistry is een toonaangevend instituut dat fundamenteel en strategisch wetenschappelijk onderzoek verricht op het gebied van de chemische biologie en duurzame energie.  Binnen het LIC zijn ruim 275 medewerkers, waaronder hoogleraren, U(H)D’s, postdocs, promovendi, ondersteunend personeel en gastonderzoekers werkzaam.