Beschik jij over een flinke dosis organisatietalent en krijg je energie van het organiseren van evenementen?

De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voor de dienst Facility Services (FS) op zoek naar een

Facilitaire Evenementen coördinator

Wat ga je doen

Als Facilitaire Evenementen coördinator voorzie je onze klanten van advies en coördineer je alle facilitaire aanvragen. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld wordt. Denk aan het inhuren van meubilair, audiovisuele ondersteuningen en schoonmaakwerkzaamheden. Je zorgt dat onze klant een passende offerte krijgt en dat je de aanvraag correct in het FMIS-systeem verwerkt, zodat de backoffice werkzaamheden zorgvuldig kan inplannen.

De Facilitaire Evenementen coördinator is verantwoordelijk voor het adviseren en coördineren van de facilitaire dienstverlening bij alle evenementen die binnen de UvA panden plaatsvinden. Het komt voor dat er buiten kantoortijden ('s-avonds en in weekenden) gewerkt moet worden.

De functie bestaat uit de volgende kernactiviteiten:

• verzorgen van een intake waarbij je de wensen van de klant inventariseert;
• in behandeling nemen van de aanvraagformulieren voor facilitaire ondersteuning;
• beoordelen of gevraagde voorzieningen geleverd kunnen worden;
• adviseren van de klant over wat er mogelijk is op die locatie- in die zaal.
• opstellen van offertes;
• beoordelen van veiligheidsaspecten; indien nodig in overleg met de veiligheidscoördinator;
• interne en externe leveranciers briefen voor het leveren van de gevraagde diensten;
• afstemmen en samenwerken met het congresbureau van de Universiteit van Amsterdam bij grotere internationale evenementen en congressen;
• afstemmen met de gebouwmandatarissen en backoffice;
• bewaken van de voortgang van het proces;
• zorgdragen voor de financiële en administratieve afsluiting van het evenement in Planon;

We bieden een fulltime dienstverband bij de UvA voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 augustus 2022. Zijn wij enthousiast over jouw functioneren én heb jij het naar je zin, dan gaan we in gesprek over een vaste aanstelling.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2818,- tot €3764,- bruto per maand (salarisschaal 8) op basis van volledige werktijd (38 uur per week), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• Allereerst een leuke werkplek met gedreven en enthousiaste collega's.
• Flexibiliteit om werk en privé te combineren, met ruime mogelijkheden tot thuiswerken en op verschillende locaties in Amsterdam. Je standplaats wordt 1 van de campussen van de UvA.
• Daarnaast bieden wij uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleren wij medewerkers om zich blijvend te ontwikkelen. Bij ons heb je gratis en onbeperkt toegang tot het trainingsaanbod van onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Wij vinden vitaliteit en gezondheid van onze medewerkers belangrijk en bieden daarom op het werk onder meer stoelmassages en werkfruit aan.

Facility Services UvA

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Facilitaire Evenementen Coördinatie (FEC) bestaat naast jou uit 9 andere collega's, verdeelt over UvA en HvA en valt onder een van de teams van de afdeling Bureau Onderwijs Logistiek.

Bij FS zijn wij mensen die graag mensen helpen en als het nodig is maken we het onmogelijke mogelijk. We streven naar een cultuur met een prettige, daadkrachtige en inclusieve sfeer, die ruimte biedt voor ieders talent en ontwikkeling. Zo levert FS een onmisbare bijdrage aan de uitstraling en beleving op de campus.

FS heeft een bijzondere positie en werkt samen met onze collega diensten (Administratief Centrum, Bibliotheek en ICT Services) voor zowel de UvA als de HvA. In nauwe samenwerking met de faculteiten streven we naar de best mogelijke dienstverlening. Uitdagingen gaan we samen aan, we anticiperen en verrassen graag met nieuwe ideeën. Die wendbaarheid typeert ons.

Iedereen is bij ons een belangrijk deel van een divers geheel. We koesteren talent, stimuleren groei en zoeken nieuw talent. Kom jij binnenkort ons FEC-team versterken?