De School of Science & Engineering (SSE) is onderdeel van de Faculty of Science and Engineering van de Rijksuniversiteit Groningen. Naast het aanbieden van onderwijs wordt hier ook onderwijsondersteuning aan studenten en docenten georganiseerd. Denk daarbij aan studieadvies, opleidingscoördinatie, roostering, cijferregistratie, bul verwerking en secretariële ondersteuning.

Bij het cluster Mathematics van de SSE komt een management assistent positie beschikbaar voor de ondersteuning van de examencommissies van de opleidingen (Applied) Mathematics, Computing Science, Artificial Intelligence en Computational Cognitive Science. De management assistent werkt nauw samen met de andere medewerkers van het cluster en de SSE.

Jij biedt ondersteuning aan de examencommissies op de locatie Zernike (Bernouilliborg). Je pakt secretariaatswerkzaamheden zelfstandig of samen met je collega’s op. Er is een vaste cyclus met jaarlijks terugkerende taken, maar elke dag is anders. Je moet snel kunnen schakelen, met veel verschillende mensen werken, en met diverse systemen uit de voeten kunnen. Je neemt initiatief, ziet het werk liggen en pakt dit uit jezelf op.

Je taken bestaan o.a. uit:

● organiseren, notuleren en uitwerken van vergaderingen van de examencommisies, in het Engels
● algemene taken zoals het verzorgen van de correspondentie, archivering, agendabeheer, verwerken diploma-aanvragen, beheer mailbox, telefoon- en postafhandeling et cetera
● afhandelen en behandelen van studentverzoeken
● organiseren van diploma uitreikingen
● ondersteunen van de ambtelijk secretarissen van de examencommissies.

Jij beschikt over:

● mbo-niveau, bij voorkeur een management assistent/ secretariële opleiding
● minimaal drie jaar relevante secretariële of administratieve werkervaring
● kennis van en ruime ervaring met MS-Office (Word, Google Docs en Excel)
● uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
● de vaardigheid om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
● accuratesse, dienstverlenend, pro-activiteit, flexibiliteit. Je bent dienstverlenend en stressbestendig
● uitstekende beheersing van het Nederlands
● een goede beheersing van het Engels (taalniveau minimaal B2). Je kunt dan ook goed Engels notuleren.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 3.026,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• een tijdelijk contract tot en met april 2023. Deze functie is ter vervanging van een medewerker die op Talent Travel gaat. De functie is ingedeeld in UFO-profiel management/office assistent 3.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Faculty of Science and Engineering

De Faculty of Science and Engineering (FSE) van de RUG biedt onderdak aan een breed scala aan disciplines en onderzoeksvelden. Onderzoeks- en onderwijsprogramma’s variëren van nanomaterialen en biomachines tot astronomie, van wiskunde tot farmacie, van neurowetenschappen tot informatica en van moleculaire en evolutionaire biologie tot mariene biologie. FSE is een internationale faculteit, met een groot aandeel internationale staf en studenten.