Voor onze nieuwe directeur zijn we op zoek naar een moderne ondersteuner. Samen met jouw creativiteit en organisatietalent ben je de directeur altijd een stapje voor! De komst van een nieuw directielid maakt dat je ook de rol(inhoud) en onderlinge samenwerking verder kunt helpen vormgeven. Dat jij alles op alles zet voor de ultieme secretariële ondersteuning vinden wij bewonderingswaardig!
Jouw werk is van hoge kwaliteit en je bent in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt de directeur over de juiste informatie voor zijn afspraken. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner voor de directeur en het hoofd secretariaat en pak je als vanzelfsprekend het initiatief.
Je krijgt de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken. Jouw taken zijn:
- het organiseren, ondersteunen en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering van bijeenkomsten;
- zeer complex agendabeheer in Outlook;
- het in goede banen leiden van mailverkeer in de mailbox van de directeur (prioriteiten stellen en waar mogelijk al (voorbereidende) acties nemen;
- het voorbereiden van de wekelijkse MT-vergaderingen, het maken van korte actielijsten en het monitoren van de acties;
- verrichten van beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken;
- geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures;
- maken van roosters en afstemmen van vrije dagen binnen het team;
- voorstellen formuleren voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen;
- overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega's;
- het ontvangen van gasten (hospitality rol).
En...terwijl jij het overzicht houdt, plant en creatief organiseert, werk je ook nog eens aan je eigen
groei en ontwikkeling. De Bestuursdienst biedt namelijk voor Managementassistenten de mogelijkheid om zich volop te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken). Ook is het secretariaat van Studenten Onderwijs & Onderzoek volop in beweging en daarom vinden wij het belangrijk dat onze nieuwe collega met ons mee wil bewegen. Wij zoeken iemand waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Zelfstandig werken, successen vieren met je collega’s én een glimlach toveren op het gezicht van de directie. Zo ziet je baan als Managementassistent er bij ons uit. Wij komen heel graag in contact met jou!