Een boeiende werkomgeving, en een zelfstandige functie in teamverband, die uitdaagt en kansen biedt? Dan zit je helemaal op je plek als management assistent binnen de TU Delft. Je komt in deze functie het secretariaat versterken van de directie Education and Student Affairs, waar je, samen met drie collega-secretaresses, logistieke en administratieve ondersteuning biedt aan de directie.

De werkzaamheden binnen deze functie omvatten de ondersteuning van het Teaching and Learning Services team (TLS) binnen de afdeling Academic Services, een groeiend, internationaal en dynamisch team met een fijne en informele werksfeer. Onder de taken vallen telefoon en e-mail afhandeling, elektronisch agendabeheer, plannen en verzorgen van diverse overleggen, evaluaties uitzetten en verwerken, afstemming en overleg met de team leads (4) en procesmanagers van het team, notuleren, post afhandeling, bewaken actie/deadlines, HR taken binnen het team (bijv acties nieuwe medewerkers), financiele taken (inkooporders beheren en uitzetten) schakelen met interne en externe partijen (o.a. contractbeheer, inkoopprocessen begeleiden). Daarnaast bevatten de werkzaamheden binnen deze functie ook ondersteuning van de University Teaching Qualification (BKO) binnen de afdeling. Hieronder vallen oa plannen en verzorgen van diverse de UTQ cursussen, afstemming en overleg met de UTQ coördinator, trainers, docenten, notuleren, post afhandeling, verwerken financiële taken, bewaken acties/deadlines en beheer van databases.  Als professioneel ondersteuner ben je betrouwbaar en kun je werken in een internationale omgeving. Kortom: een uitdagende baan! 

Het is voor deze specifieke rol van belang dat je zelfstandig en accuraat werkt, snel kunt schakelen en discreet omgaat met beschikbare en vertrouwelijke informatie. Je ondersteunt en ontzorgt bij uiteenlopende werkzaamheden zodat diegene die je ondersteunt hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je gaat hierbij gestructureerd te werk. Jij weet de rust en het overzicht goed te bewaren, ook op hectische momenten. Je bent een harde werker en zorgt ervoor dat je werkzaamheden prioriteert en binnen de gestelde tijden hebt afgerond. Dat doe je efficiënt, integer en proactief.

Tot slot fungeer je ook als vervanger voor een collega secretaresse. Samen met jouw collega’s zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkzaamheden zijn zowel op de campus als vanuit huis, het thuiswerken wordt afgestemd met de leidinggevende. 

Van nature ben jij een ontzorger en heb jij een talent voor prioriteiten stellen. Je functioneert in een team erg goed, maar weet je ook te redden zodra je alleen bent. Je bent representatief, en sociaal en communicatief vaardig. Onder tijdsdruk werken is voor jou geen probleem en de kwaliteit van je werk lijdt daar niet onder:  je kunt snelheid en zorgvuldigheid goed combineren Je hebt een proactief en initiatiefrijk karakter en staat stevig in je schoenen.

Je hebt minimaal een MBO(+) werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde secretaresseopleiding en uitgebreide ervaring met office software (Microsoft Office) en liefst ervaren in specifieke TUD Delft software (Digiforms, Basware). Alle werkprocessen zijn gedigitaliseerd dus daar moet je absoluut vaardig in zijn. Je hebt een aantal jaren ervaring als management assistent. We verwachten dat je op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt behandelen. Organisatorische kwaliteiten en improvisatietalent zijn een must, net als teamspeler zijn. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal is onontbeerlijk, evenals organisatie sensitiviteit, een opgewekt karakter en een teamgeest.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 20-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.471,- en een maximum van € 3.336,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.