Je werkzaamheden

Een divers takenpakket in een dynamische werkomgeving, geen dag is hetzelfde:

• Administratieve ondersteuning van het HR-team, diverse commissies en overleggen: afspraken plannen, actielijst bijhouden, digitaal archiefbeheer, procesbeschrijvingen/handleidingen opstellen, uitzoekklussen voor bijvoorbeeld verlof, verzuim en arbeidsovereenkomsten.
• Vacatureplaatsing digitaal verzorgen in SuccesFactors in samenspraak met de HR-adviseur.
• Verzuimmeldingen zodanig bijhouden en uitzetten dat we voldoen aan WVP-vereisten.
• Zelf overzichten (o.a. verlof, verzuim) en managementinformatie genereren uit Business Objects of wanneer deze hier niet beschikbaar zijn opvragen bij de 'cijfer'afdeling, Informatiemanagement. Vervolgens voorzie je de overzichten van een toelichting en analyse.
• Beantwoorden van vragen van leidinggevenden, managementondersteuning en medewerkers over diverse HR-onderwerpen zoals verlof, verzuim en resultaat- en ontwikkeling gesprekken.
• Je biedt ondersteuning bij het goed inregelen van rechten en rollen. Je beantwoordt "technische" vragen over systemen (o.a. HR Serviceplein en Selfservice). Je bent de linking pin tussen de HR-afdeling en het PSSC.
• Het huidige SAP-HR systeem zal worden vervangen. Samen met je collega's Jeanine en Ingrid zorg je voor een soepele invoering bij onze faculteit.

Om je een indruk te geven

's Ochtends loop je door de verzuim-mailbox, je zet spreekuurberichten door, voert zelf acties uit en signaleert bij anderen dat zij aan zet zijn. Daarna regel je een overlegruimte en de catering voor een sollicitatiecommissie voor de werving van een nieuwe hoogleraar, vervolgens neem je deel aan het HR-teamoverleg en werk je de actielijst bij. Aansluitend overleg je met het afdelingshoofd Annemiek over een aantal afspraken die je voor haar gaat plannen en een bloemetje dat je gaat bestellen voor een jubilerende collega. Aan het einde van de ochtend verstuur je cadeautjes aan collega's van de faculteit die een baby hebben gekregen. En oh, de cadeautjes zijn bijna op, dus je doet meteen even een bestelling om de voorraad aan te vullen.

Dan is het tijd voor een lunch met je collega's, jullie lopen samen naar het bakkertje om de hoek en kletsen bij over het afgelopen weekend.

Na je lunchpauze breng je de voorraad kantoorartikelen weer op peil, dan grijpen je HR-collega's niet mis. Vervolgens overleg je met de HR-adviseurs over vacatures die er die week uit moeten en handel je later in de week de plaatsing van ervan af in SAP SuccesFactors. Over een aantal vacatures overleg je met je collega's van de afdeling HRM op het Bestuursbureau.

Het derde kwartaal is bijna afgelopen, je roept daarom een aantal overzichten op uit Business Objects die je gelijk verstuurt aan de HR-adviseurs en de instituutsmanagers. Je weet dat je later in de week samen met de HR-adviseur bij hen aan tafel zit om deze overzichten toe te lichten dus je plant voor jezelf de volgende dag een moment in voor reflectie en analyse: wat laten de overzichten zien en hoe kun je de instituutsmanager en de HR-adviseur van elke instituut goed ondersteunen met jouw bevindingen? Je hebt veel gedaan vandaag en klapt met een voldaan gevoel je laptop dicht.

Jouw aanbod

• Dienstverlenend maar ook gezond assertief en zelfstandig in de wijze waarop je ondersteunt.
• Accuraat, analytisch, doelgericht en ondernemend.
• ICT-vaardig: Microsoft Office kent geen geheimen. Je weet goed en snel je weg te vinden in systemen als SAP HR, Djuma, Business Objects en SuccesFactors.
• Tenminste twee jaar werkervaring op een HR-afdeling of -administratie.
• Een afgeronde relevante (bij voorkeur HR-) opleiding op mbo+/hbo niveau.
• Goede Nederlandse en Engelse spreek- en schrijfvaardigheden.
• Het is geen probleem dat vrijdag voor jou een werkdag is.

Ons aanbod
Conform de cao NU krijg je een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar vast. Afhankelijk van je opleiding en werkervaring verdien je minimaal € 2818,- en maximaal € 3764,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (cao NU, schaal 8). Ook heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid arbeidsvoorwaarden te kiezen passend bij jouw behoefte, bijv. meer salaris en minder verlof of omgekeerd. Het spreekt vanzelf dat je hybride kunt werken (zowel thuis als on campus) en je krijgt een laptop van de zaak.

Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden wil een diverse en inclusieve gemeenschap zijn waarin iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt en zich volop kan ontplooien. Sollicitaties van mensen die nu ondervertegenwoordigd zijn in onze organisatie, zijn daarom van harte welkom. Goed om te weten: het HR-team bestaat uit zeven vrouwen (zij/haar). Bij geschikte kandidaten voor deze vacature kijken we naar complementariteit in ervaring, expertise achtergrond en persoonlijkheid.

Universiteit Leiden

De faculteit en de HR-afdeling
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Onderzoekers en docenten worden ondersteund door een professionele staf. Met zeker 1000 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 26 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten vanuit vestigingen in Leiden en Den Haag.

De HR-afdeling is onderdeel van het Faculteitsbureau waar ook de andere ondersteunende afdelingen (FEZ, C&M, IFZ, BBO) zijn ondergebracht. Het HR-team bestaat uit 5 senior adviseurs, 1 junior adviseur en een afdelingshoofd. De administratieve HR-dienstverlening wordt op centraal niveau verzorgd door het Personeel Shared Service Centre - Universiteit Leiden.