Wat ga je doen?

Als management assistent binnen het NIOO-KNAW ondersteun je samen met je collega managementassistent proactief de directie en de collega's binnen Bureau Bedrijfsvoering (BB). Het is een uitdagende en afwisselende functie waar je al je organisatorische en communicatieve talenten kan gebruiken en verder kan ontwikkelen.

Daaronder valt:

• Agendabeheer en het organiseren en voorbereiden van afspraken, overleggen en evenementen;
• Het notuleren en mede voorbereiden van vergaderingen (afdeling BB, MT etc. );
• Reguliere secretariële ondersteuning zoals behandeling van e-mails, opstellen brieven, archiefbeheer en ontvangen en rondleiden van gasten;
• Verzamelen en verwerken van informatie, opstellen van overzichten en het bewaken van de follow-ups;
• Uitwerken van (concept-)rapportages en managementinformatie.

Je weet mensen te verbinden en de juiste prioriteiten te stellen. Daarnaast denk je graag mee en signaleer je knelpunten in administratieve procedures en systemen. Je vindt gemakkelijk je weg in een internationale organisatie en je beheerst de Engelste taal in woord en geschrift.

Wat breng je mee?

Je hebt er plezier in om te werken in een omgeving waar kennis het allerbelangrijkste is en elke dag anders kan zijn. Je bent flexibel en vindt het prettig om mensen van dienst te zijn. Je denkt vooruit en weet je werk te plannen en te organiseren. Het is voor jou vanzelfsprekend professioneel te communiceren en alle stakeholders op de hoogte te houden.

Wat je in elk geval meebrengt:

• een afgeronde HBO-opleiding in een administratieve of secretariële richting;
• 2 of meer jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden;
• ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook);
• goede beheersing van het Nederlands en van het Engels.

Wat kan je van ons verwachten?

Een baan met verantwoordelijkheid, afwisseling en veel contact met mensen: Je leidinggevende is de directeur bedrijfsvoering, maar daarnaast schakel je ook veel met de sectiehoofden en collega's binnen BB. Binnen BB komen alle activiteiten op bijvoorbeeld het gebied van HR, Financiën, ICT, Communicatie en Wetenschappelijke Informatie samen. Je komt te werken in een bijzondere, energieke en internationale werkomgeving met een plezierige, saamhorige sfeer en fijne collega's. We bieden ruimte voor jouw bijdrage en goede ideeën.

Daarnaast kan je rekenen op:

• een aanstelling voor 24 tot 38 uur per week;
• een salaris afhankelijk van relevante werkervaring (maximaal € o.b.v. fulltime, schaal 8 CAO-NU) exclusief 8% vakantiegeld en eindejaarsuitkering;
• een tijdelijk contract dat we na een jaar graag omzetten in een vast dienstverband;
• een goed geregeld pensioen bij het ABP;
• 29 verlofdagen, uit te breiden tot 41 (als je fulltime werkt);
• een flexibele reiskostenregeling;
• prima mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen.

Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO-KNAW)

Het Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO) is een top wetenschappelijk onderzoeksinstituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, met als opdracht het verrichten van toonaangevend ecologisch onderzoek. Hier doen ruim 200 wetenschappers onderzoek naar klimaatverandering, biodiversiteit en het duurzaam gebruik van land en water.

We zijn gevestigd in één van de duurzaamste gebouwen van Nederland, geïnspireerd door de Cradle to Cradle-filosofie. We hebben bijvoorbeeld een experimenteel groen dak, maken innovatief gebruik van zonne-energie en hebben een eigen kijk op 'afvalwater'. Ons instituut is zowel met de auto als met het ov goed bereikbaar.

Ben je nieuwsgierig naar onze organisatie of onze projecten? Kijk dan op onze website https://nioo.knaw.nl/nl.