Je komt te werken voor het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM). Binnen deze dynamische afdeling biedt je administratieve en organisatorische ondersteuning aan de verschillende secties binnen de afdeling. Het secretariaat functioneert als een sterk team dat doelmatige en efficiënte ondersteuning biedt.

In de rol van management assistent ga je hoogleraren, universitair (hoofd)docenten, promovendi, studenten, de afdelingssecretaris en stafmedewerkers van de afdeling ondersteunen.

Jouw verantwoordelijkheden als management assistent bestaan onder andere uit:

• Het verzorgen van de administratieve verwerking van diverse uiteenlopende zaken (bijv. aanstellingen en mutaties van personeel regelen via het HR systeem MyHR; vacatures plaatsen in het recruitmentsysteem TalentLink; inkoopopdrachten aanmaken en facturen goedkeuren (Alusta / Basware).
• Agendabeheer; plannen van complexe vergaderingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en bezoekers.
• Ondersteunen van buitenlandse gasten en medewerkers voor- en na aankomst in Nederland (bij onder andere huisvesting).
• Zorgen voor een goed verloop van verschillende activiteiten van de afdeling, bij cursussen, afstudeer-bijeenkomsten, colloquia, recepties en het bieden van ondersteuning bij het organiseren van conferenties.

• Zorgen voor verslaglegging van diverse overleggen.

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde management assistent opleiding (bijv. mbo-4 Directiesecretaresse). Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden en beheerst Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS-Teams en Skype).

Je bent collegiaal ingesteld. Zo regel je zelfstandig de aan jouw opgedragen taken, maar ben je tegelijkertijd gericht op samenwerking en daardoor ook altijd bereid jouw collega management assistenten te helpen. Je bent iemand met een proactieve, servicegerichte en accurate instelling. Organisatorische kwaliteiten en improvisatietalent zijn een must in deze functie. Jij bent dan ook probleemoplossend ingesteld, kunt goed tegen drukte en verliest daarbij prioriteiten niet uit het oog. We verwachten dat je een goede beheersing hebt van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Ervaring binnen een universitaire organisatie is een pré. 

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

De functie heeft een omvang van 28 tot 38 uur per week. 

• Een salaris volgens de CAO van de Nederlandse Universiteiten, plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek, de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica

In de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) komen drie disciplines – elektrotechniek, wiskunde en informatica – samen. Gecombineerd versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we in ons dagelijks leven gebruiken. Neem als voorbeeld het elektriciteitsnet. Dat wordt binnen onze faculteit klaargestoomd voor de toekomst. Ook werken we aan een wereld waarin mens en computer elkaar versterken. Aan het in kaart brengen van ziekteprocessen met behulp van single cell-data en aan het wiskundig simuleren van gigantische aspluimen na een vulkaanuitbarsting. Binnen de faculteit EWI is veel ruimte voor grensverleggend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende labs en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren in deze uitdagende omgeving ruim 1.100 medewerkers en 4.000 studenten.

Klik hier om naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.