De groep Informatie Systemen zoekt een voltijd secretaresse. De groep heeft ongeveer 40 voltijdse medewerkers en een jonge leeftijdsopbouw. Zij heeft een heel internationaal en informeel karakter. Er wordt vaak gezamenlijk geluncht en koffie gedronken en er worden ook regelmatig gezamenlijke activiteiten georganiseerd. Het secretariaat is daarbij een centraal punt, waar medewerkers zich ook vaak verzamelen.

Als secretaresse ondersteun je vooral het dagelijkse bestuur van de groep, dat bestaat uit drie personen.

Je hebt daarbij de volgende taken:

• Het verlenen van ondersteuning op administratief en/of organisatorisch gebied, zoals plannen van meetings en lezingen, notuleren, organiseren van reizen, plaatsen en controleren van bestellingen, reserveringen.
• Beheren van mailbox en agenda secretariaat.                                 
• Het fungeren als centraal aanspreekpunt van het team en voor medewerkers en studenten.
• Het behandelen van de ingekomen post/ e-mail.
• Bestellen van o.a. kantoorbenodigdheden, bloemen, spullen voor het laboratorium.
• Archiveren, scannen documenten en archiveren in het digitaal archief.
• Organiseren van groepsactiviteiten, waaronder gezamenlijke koffiemomenten, borrels en uitjes.
• Facilitaire taken.

Als secretaresse ben je een belangrijk aanspreekpunt voor onze medewerkers. We vinden het daarom belangrijk dat je tenminste 3 dagen per week fysiek aanwezig bent. Daarnaast is er een mogelijkheid tot thuiswerken, in afstemming met jouw leidinggevende.

• MBO werk- en denkniveau aangevuld met de managementassistent of secretariële opleiding;
• Drie jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en het Engels.
• Uitstekende vaardigheden met Outlook, Excel en Word.
• Organisatievermogen en in staat prioriteiten te stellen.
• Een flexibele en servicegerichte houding, initiatiefrijk en stressbestendig.
• Zeer goede sociale en communicatieve vaardigheden.

• Wij bieden een functie met een omvang van 0,8 tot 1,0 fte. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende economische omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling.
• Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring maximaal € 3.026,- (conform schaal 6 van de CAO-Nederlandse Universiteiten).
• De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris. De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris.
• De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).