Is een een-op-een functie op het hoogste niveau in een wetenschappelijke en culturele omgeving iets waar jij plezier uit haalt? Dan is dit echt iets voor jou!
De stafafdeling van de Bibliotheek UvA/HvA zoekt een enthousiaste en gemotiveerde
Management/Office-assistent voor het Allard Pierson voor 32 tot 38 uur per week.
Het Allard Pierson (AP) is onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA en beheert het erfgoed van de Universiteit. De Bibliotheek UvA/HvA verzorgt de ondersteuning van het onderwijs en onderzoek van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam.
Je maakt als management/office-assistent van het AP deel uit van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA en ondersteunt de directie en het MT in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij hun afwezigheid.
Wat ga je doenWe zoeken iemand die de directeur van het AP kan ondersteunen in de meest brede zin van het woord. De directeur is een druk bezette vrouw die je graag betrekt bij alles wat er speelt binnen het Allard Pierson en het fijn vindt dat je meedenkt.
Je bent een proactieve managementassistent en het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en gasten. Je werkt continue aan het verbeteren van de eigen dienstverlening en ondersteunende processen.
Je werkt nauw samen in een leuke en professionele organisatie met je collega's van het directiesecretariaat. Je hebt goede voelsprieten ontwikkeld voor de diverse belangen binnen de afdelingen en ziet zelf wat er in situaties nodig is. Werkdagen worden in overleg vastgesteld.
Taken en verantwoordelijkhedenAls management/office-assistent heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:
- complex agendabeheer en timemanagement;
- voorbereiden, plannen, organiseren, coördineren en notuleren van vergaderingen;
- bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
- regelen van dienstreizen;
- ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
- werkzaamheden waarnemen van collega's van het directiesecretariaat bij afwezigheid.
Je bent mede verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie én coördinatie van grote bijeenkomsten/ evenementen, inclusief het daartoe onderhouden van contacten met een uiteenlopend aantal stakeholders en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering.