Als office manager ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de ombudsfunctionaris. Met jouw werk creëer je structuur en overzicht en zorg je ervoor dat de ombudsfunctionaris zijn taken optimaal kan uitvoeren. Thema’s als Sociale Veiligheid en Integriteit zijn belangrijk voor jou en door jouw werk draag je, samen met de Ombudsfunctionaris, bij aan het creëren van een veilig werk- & studieklimaat voor alle medewerkers en studenten van onze universiteit.

Vanuit een onafhankelijke en gezaghebbende positie signaleert de ombudsfunctionaris grotere trends op gebied van sociale veiligheid en adviseert hierover aan de organisatie. Jij bent de rechterhand van onze ombudsfunctionaris en biedt administratieve ondersteuning, zorgt voor overzicht en structuur, en draagt zorg voor het registreren en analyseren van meldingen. We zoeken iemand met een proactieve en geordende werkhouding, maar ook tact en integriteit zijn binnen deze rol van groot belang. De omgeving waar je in komt te werken is dynamisch en afwisselend.

Wie zoeken we?
Je bent een ervaren office manager en werkt op zorgvuldige en nauwkeurige wijze, waarbij je het grote geheel niet uit het oog verliest. Je beschikt over een hoge mate van organisatiesensitiviteit en houdt rekening met gestelde prioriteiten, belangen en gevoeligheden. Ook als er een drukke periode is blijf je rustig en houd je het overzicht. Dit alles doe je op representatieve wijze, waarbij je helder en duidelijk communiceert en tactvol handelt. Vanwege de onafhankelijke positie die je samen met de Ombudsfunctionaris moet kunnen innemen, verricht je geen andere werkzaamheden binnen de EUR en heb je dat ook niet eerder gedaan. De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Algemene secretariële werkzaamheden;
• Aanspreekpunt van de ombudsfunctionaris (via de mail) voor medewerkers en studenten;
• Zorgdragen en aanspreekpunt voor facilitaire zaken;
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
• Het onderhouden van in- en externe contacten.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Aantoonbaar uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (niveau B2);
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je ben communicatief sterk, integer en representatief;
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig;
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan, met uitstekende arbeidsvoorwaarden, in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (cao NU).

Het dienstverband wordt in beginsel aangegaan voor een periode van 1 jaar (8u per week) en kan bij goed functioneren en ongewijzigde organisatieomstandigheden worden omgezet naar een vaste aanstelling en waar mogelijk een uitbreiding van uren.

De startdatum van deze functie is bij voorkeur 1 januari 2023, en de functie is gevestigd in Rotterdam.

De functie bedraagt 0,2 FTE. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.818,- en € 3.764,- bruto per maand (schaal 8).

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners en een persoonlijk opleidingsbudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum. 

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten. 

Erasmus University Rotterdam (EUR)

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een sterke maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook “Creating positive societal impact”. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. Erasmiaanse waarden fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.  Voor meer informatie over de EUR zie www.eur.nl.