Management/Office-assistent Algemene Rechtswetenschap en Rechtsgeschiedenis

Management/Office-assistent Algemene Rechtswetenschap en Rechtsgeschiedenis

Geplaatst Deadline Locatie
16 nov vandaag Groningen
De medewerkers op het secretariaat verzorgen de administratieve ondersteuning van alle stafleden. Voor de vier onderwijsblokken helpt hij/zij bij het klaarzetten van het lesmateriaal en (digitale) tentamens. Voor de tentamens regelen zij surveillanten en verrichten zij een deel v

Functieomschrijving

De medewerkers op het secretariaat verzorgen de administratieve ondersteuning van alle stafleden. Voor de vier onderwijsblokken helpt hij/zij bij het klaarzetten van het lesmateriaal en (digitale) tentamens. Voor de tentamens regelen zij surveillanten en verrichten zij een deel van de tentamenadministratie. Deze werkzaamheden zijn repeterend van aard en kennen een piekbelasting in de laatste weken van ieder onderwijsblok. Naast deze werkzaamheden ondersteunt het secretariaat de vakgroep bij het organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d. en verricht de medewerker verschillende ad hoc werkzaamheden voor de stafleden.

Het gaat hierbij om uiteenlopende werkzaamheden van kopiëren tot het uitzoeken van informatie. Het secretariaat staat ook studenten te woord en op het secretariaat wordt de budgetadministratie van de vakgroep gevoerd.

Binnen de vakgroep ARW & Rechtsgeschiedenis worden meerdere faculteitsbrede vakken en projecten gecoördineerd, zoals de Studentenrechtbank en het vaardighedenproject van het Team Ondersteuning en Optimalisering Vaardighedenonderwijs. De secretariaatsmedewerkers kunnen ook hierbij worden ingezet.

Binnen de faculteit is een actief netwerk van secretariaatsmedewerkers dat maandelijks bijeenkomst. We verwachten van de nieuwe medewerker dat deze actief deelneemt en meewerkt aan de verdere professionalisering van de facultaire werkprocessen. Een open houding en bereidheid om van elkaar te leren is daarbij belangrijk.

De secretariaatsmedewerker is (mede)verantwoordelijk voor:

- alle voorkomende werkzaamheden voor de onderwijs- en tentamenadministratie; we gebruiken hiervoor de systemen Brightspace, Progressen WWW, Ocasys
- een pro-actieve administratieve ondersteuning van de staf, zoals in het budgetbeheer
- professionele informatieverstrekking aan medewerkers, studenten en externen
- de planning en organisatie (zaalruimte, catering etc.) van conferenties en andere bijeenkomsten
- het onderhoud van de website en het bijhouden van sociale media.

Daarnaast houdt de secretariaatsmedewerker zich bezig met algemene ondersteunende werkzaamheden zoals de afhandeling van telefoon, post, correspondentie (zowel in het Nederlands als Engels) en agendabeheer en het archief en voorts het verrichten van kopieerwerk, het bestellen van kantoorartikelen en het op verzoek verrichten van ad hoc hand- en spandiensten.

Specificaties

Rijksuniversiteit Groningen (RUG)

Functie-eisen

Wij zoeken een nieuwe medewerker die zijn/haar werkplezier vindt in het accuraat ondersteunen van medewerkers en externen bij zowel de reguliere administratie als bij de voorkomende spoedklussen. Hierbij vinden wij het van belang dat je pro-actief bent en beschikt over voldoende organisatiesensitiviteit blijkend uit jouw sociale en contactuele vaardigheden. Je bent je bewust van de cultuur binnen de universiteit en de formele en informele communicatienormen.

De medewerker kan flexibel omgaan met piekmomenten in werkdruk, is bereid om te leren en is sterk gericht op samenwerken.

We verwachten dat de medewerker:

- een afgeronde vooropleiding op havo/vwo-niveau en/of een vervolgopleiding op mbo-niveau heeft, bij voorkeur een afgeronde opleiding voor het secretariaat
- minimaal twee jaar als secretariaatsmedewerker ervaring heeft opgedaan, bij
- voorkeur in een complexe werkomgeving
- het Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk goed beheerst
- up-to-date kennis heeft van het totale MS Officepakket en ervaring met
- sociale media.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.402,- bruto per maand tot maximaal € 3.026,- (schaal 6 conform UFO-profiel Management Office Assistent) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen. Onze universiteit heeft goede aanvullende arbeidsvoorwaarden op het gebied van verlofdagen en mogelijkheden tot het volgen van opleidingen
- in eerste instantie een tijdelijk contract voor een jaar van 0,6-1,0 fte. Bij gebleken geschiktheid, blijkend uit een positieve beoordeling binnen een jaar, bestaat de mogelijkheid tot een aanstelling voor onbepaalde tijd.

Het secretariaat is open tussen 09.00 - 17.00 uur, het is van belang dat de medewerker op deze tijden aanwezig kan zijn en dat diegene in ieder geval inzetbaar is van maandag tot en met donderdag.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk

Afdeling

Faculteit Rechtsgeleerdheid

De Groningse juridische faculteit is een moderne, (inter)nationaal georiënteerde faculteit die een breed en klassiek profiel heeft. Hoewel zij al een vier eeuwen lange traditie heeft, blijft zij haar onderwijs continu vernieuwen om breed georiënteerde en vakkundige juristen op te leiden. Haar onderzoek is voor een groot deel rechtsgebied-overstijgend en multidisciplinair van aard. Met rond de 4.900 studenten en bijna 500 medewerkers is het een middelgrote faculteit van de RUG.

De faculteit heeft zes vakgroepen. Voor de vakgroep Algemene Rechtswetenschap & Rechtsgeschiedenis (ARW) zijn wij op zoek naar twee nieuwe medewerkers op het secretariaat. Bij ARW werken bijna 60 medewerkers, van wie circa 25 medewerkers tot de vaste staf behoren. Zij zijn werkzaam als promovendi, docenten, onderzoekers en hoogleraren en geven onderwijs en verrichten onderzoek. De vakgroep bestaat uit twee secties, te weten Algemene
Rechtswetenschap en Rechtsgeschiedenis. De staf van de gehele vakgroep wordt ondersteund door in totaal drie secretariaatsmedewerkers, van wie de vakgroepvoorzitter de direct leidinggevende is.

Additionele informatie

Frits Brandsma, vakgroepvoorzitter
F.Brandsma@rug.nl

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • Recht
  • max. 38 uur per week
  • max. €3026 per maand
  • MBO
  • 222745

Werkgever

Rijksuniversiteit Groningen (RUG)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Broerstraat 5, 9712 CP, Groningen

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Rijksuniversiteit Groningen (RUG)). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

U kunt solliciteren door ons een sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 28 november 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

U kunt solliciteren door ons een sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 28 november 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer uiterlijk op 27 nov. 2022 23:59 (Europe/Amsterdam).