Als Management Assistent zorg jij ervoor dat alle ondersteunende zaken in de breedste zin van het woord tot in detail zijn geregeld en worden gecoördineerd voor het post-master EngD Software Technology opleidingsprogramma. Van het plannen en organiseren van interne- en externe afspraken, meetings, cursussen en events tot het verzorgen van correspondentie en proactief mailboxmanagement. Jij weet als geen ander op welke manier je een management en/of collega's kunt ontzorgen, zodat zij zich op hun core tasks kunnen focussen. Als Management Assistent fungeer jij vaak als vraagbaak voor interne en externe personen. Je bent het visitekaartje van de organisatie en weet deze ondersteunende rol tot leven te brengen. Jouw takenpakket is zeer gevarieerd. Je runt je eigen winkel op geheel zelfstandige wijze in een multiculturele omgeving. Onze trainees komen vanuit de hele wereld.

Als management assistent hou je je bezig met:

• Beheren van taken die verband houden met office management, b.v. bijhouden en afhandelen van telefoon/archief/post/contactenbestand en afhandelen/bewaken facturen en offertes.
• Ondersteuning Program Manager (PM) bij de operationele en administratieve taken, b.v. beheren van de agenda van PM, doelgericht verzamelen en ordenen informatie t.b.v. rapportages of ter voorbereiding van afspraken, het zelfstandig snel en adequaat doorvoeren van wijzigingen en/of aanpassingen in onze processen en procedures n.a.v. nieuwe (beleids)regels of voorschriften vanuit overheid, faculteit, SAI e.d. en organiseren incl. verslaglegging van 2 bijeenkomsten per jaar voor de adviseurs uit de industrie en docentencommissie.
• Behandelen van de in- en uitgaande correspondentie en het zelfstandig afhandelen van stukken en mails die betrekking hebben op routine- en periodieke zaken.
• Ondersteuning trainees bij praktische en administratieve zaken o.a. rooster, delegeren/bewaken trainee management taken (keuken, ICT, planten, fotografen, bieb etc.), bewaken sfeer op de zaal, waar nodig ingrijpen/overleggen met PM.
• Mede bepalen huisstijl/visie/activiteiten m.b.t PR & Communicatie en Werving, b.v.
• Coördineren schriftelijk materiaal in het Nederlands en Engels, up-to-date houden van de website van het programma, verzorgen pr-materiaal voor wervingsactiviteiten en organiseren en begeleiden programma-onderdeel van SAI Open Dag en standbemanning bij TU/e Wervingsdagen etc.
• Organisatie en begeleiding van verschillende evenementen zoals symposium en diploma-uitreiking alsook excursies en social events.
• Organisatie en begeleiding van het proces van eindprojecten voor 2e jaars trainees.
• Onderhouden contact met Board van alumnivereniging, bijwonen min. 1 bijeenkomst van Xootic.

Jij bent een echte uitblinker als het gaat om bovenstaand takenpakket. Je draait je hand nergens voor om en vindt het een uitdaging om alles en iedereen op de juiste manier te ondersteunen. Je bent proactief, adequaat en zeker niet bang om eigen initiatieven te nemen of beslissingen te maken. Jij hebt zaken dan ook al opgepakt of gesignaleerd voordat collega's of het management jou hierop attenderen en pakt dit volledig zelfstandig op. Daarnaast voldoe je aan de onderstaande voorwaarden:

• HBO werk- en denkniveau, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar.
• Ruime ervaring in eenzelfde of vergelijkbare functie.
• Uitstekende contactuele eigenschappen, zeer zelfstandige en proactieve werkhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
• Goede beheersing van MS-office programma's.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal €2471,- tot maximaal € 3336,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!