Je draagt bij aan de coördinatie en uitvoering van support taken voor het Doctoral Education Programma van de Graduate School binnen de afdeling Student Development, waarbij ondersteuning wordt gevraagd. Door jouw organisatietalent doorzie jij snel wat er moet gebeuren en anticipeer je proactief op de ondersteuningsbehoefte. Je komt in deze functie het secretariaat versterken van de directie Education and Student Affairs.

We zijn daarom op zoek naar een ervaren en zeer professionele ondersteuner om dit programma succesvol te realiseren. Je bent verantwoordelijk voor het goede verloop van de administratie van de organisatie en biedt administratieve ondersteuning samen met een andere collega van het secretariaat.

De werkzaamheden voor het Doctoral Education Programma omvat de volgende taken:

• het plannen en verzorgen van cursussen voor promovendi;
• contact met de trainers, bewaken van actie en deadlines;
• evaluaties uitzetten en verwerken;
• het beheren van verschillende databases;
• het telefonisch en per e-mail afhandelen van vragen;
• het notuleren van vergaderingen.

Tevens weet je of je iets zelfstandig kan behandelen, of dat je het eerst moet afstemmen. Ook kun je snel inspelen op wisselende situaties en ad hoc werkzaamheden. Veel werkzaamheden zijn gebonden aan deadlines en kennen een hoge mate van complexiteit.

Je draait ook secretariaatsdienst(en) op het secretariaat van ESA, waar je, samen met collega’s, logistieke en administratieve ondersteuning biedt aan de directie. Deze diensten omvatten o.a. telefoon en e-mail afhandeling, bestellingen, elektronisch agendabeheer en post afhandeling.

Vanwege de plek waar je zit, ben je integer en betrouwbaar en kun je werken in een internationale omgeving. Kortom: een uitdagende, afwisselende baan waarin je verder kunt ontwikkelen!  

Persoonlijk profiel
Je wilt graag iets voor anderen betekenen, je bent van nature een ontzorger. Aan de andere kant kun je structuur aanbrengen en goed prioriteiten stellen als er even teveel werk ligt. Onder tijdsdruk werken is voor jou geen probleem en de kwaliteit van je werk lijdt daar niet onder: Je kunt snelheid en zorgvuldigheid goed combineren. Je voelt je thuis in een team, maar kunt ook goed werken als je alleen bent. Natuurlijk ben je representatief,  sociaal en communicatief vaardig. Je werkt met plezier en energie. Je hebt een initiatiefrijk karakter en staat stevig in je schoenen. 

• Je hebt MBO werk- en denkniveau, en je hebt aantoonbare ervaring als ondersteuner.
• Je hebt een goede beheersing van computerprogramma's (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Digiforms).
• In het team verwachten we van jou als collega dat je op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt behandelen.
• Organisatorische kwaliteiten en improvisatietalent zijn een must.
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is onontbeerlijk, evenals organisatie sensitiviteit, een opgeruimd karakter en een teamgeest.
• Je voelt je comfortabel in een omgeving van snelle veranderingen.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 26-28 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.471,- en een maximum van € 3.336,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.