Management/Office assistent Sterrewacht (1.0 / 0.8 fte)

Management/Office assistent Sterrewacht (1.0 / 0.8 fte)

Geplaatst Deadline Locatie
11 jan 25 mrt Leiden

Functieomschrijving

De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen, Instituut Sterrewacht zoekt een

Management/Office assistent Sterrewacht (1.0 / 0.8 fte)

Vacaturenummer: 23-008

Bij Sterrewacht Leiden zijn we op zoek naar een nieuwe collega op het secretariaat. Ben jij op zoek naar een nieuwe baan? Op dit moment heb je keuze uit veel verschillende vacatures.

Wat kun je van deze werkplek verwachten? In ons instituut werken zowel de wetenschappers als de ondersteunende staf met veel gedrevenheid. Iedereen wordt gewaardeerd om de bijdrage die zij/hij levert. In ons instituut heb je te maken met meer dan 50 nationaliteiten en dat maakt het werk gevarieerd en interessant. De ontdekkingen waar onze onderzoekers aan bijdragen spreken tot de verbeelding en komen regelmatig in het nieuws. Ook organiseert de Sterrewacht leuke publieksactiviteiten voor alle leeftijden. Ons instituut is voortdurend in ontwikkeling, en dat geldt ook voor de medewerkers, die daarvoor allerlei mogelijkheden krijgen.

Word jij enthousiast van deze werkplek, reageer dan op onze vacature!

De werkzaamheden

Als management / Office assistent kom je in een klein, ondersteunend team terecht, dat zeer zelfstandig werkt in een internationaal, ambitieus instituut. Het team staat onder leiding van de instituutsmanager. Binnen het secretariaat wordt een aantal taken gezamenlijk uitgevoerd, maar heeft elk van de medewerkers ook specifieke taken.  Tot de taken behoren:

  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, (zowel op locatie, als per mail/telefoon): informatie verstrekken, ondersteuning bieden bij uiteenlopende vragen.
  • Ondersteuning facilitaire processen: kantoorplanning medewerkers en gasten, en kantoorinrichting (bestellen van o.a. kantoorartikelen, meubels). In 2024 ondersteunen bij verhuizing naar nieuwbouwlocatie (binnen het Bioscience park)
  • Ondersteunen van de organisatie van de jaarlijkse zomerschool voor internationale master studenten (LEAPS) (organiseren van huisvesting, reisboekingen, verzekering etc)
  • Ondersteunen van overige interne en externe bijeenkomsten (zalen reserveren, catering bestellen en rondbrengen, logistieke ondersteuning);
  • Facilitaire taken (post, sleuteladministratie, huishoudelijke taken).

Specificaties

Universiteit Leiden

Functie-eisen

Uw profiel

  • Je legt makkelijk contact met mensen, en je bent communicatief ingesteld.
  • Je communiceert goed in het Engels en in het Nederlands, zowel in woord als geschrift.
  • Je bent praktisch, proactief en oplossingsgericht ingesteld.
  • Je helpt graag andere mensen en bent servicegericht.
  • Met je collega’s vorm je een team, en werk je graag samen.
  • Je hebt affiniteit, ervaring en inzicht op het vlak van kantoor-automatiserings-programma’s zoals Microsoft office en Excel,
  • Ervaring binnen een internationale, academische werkomgeving is een pré;

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten . Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van  één jaar, met daarna de mogelijkheid tot verlenging in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof  en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Professionalisering en ontwikkeling wordt gestimuleerd en ondersteund, bijvoorbeeld door het volgens van cursussen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Werkgever

Beschrijving van de faculteit en het instituut

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2200 medewerkers en bijna 4200 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Het instituut Sterrewacht Leiden bestaat uit een hechte gemeenschap van ruim 170 medewerkers, waaronder hoogleraren, U(H)D’s, postdocs, promovendi, ondersteunend personeel en gastonderzoekers, en verzorgt het onderwijs voor circa 300 bachelor- en masterstudenten. De Sterrewacht bevindt zich in het Oortgebouw en in het Huygens laboratorium. Voor meer informatie over de Sterrewacht: www.strw.leidenuniv.nl

Additionele informatie

Diversiteit en inclusie

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met drs. Evelijn Gerstel, instituutsmanager Sterrewacht Leiden, gerstel@strw.leidenuniv.nl,   071- 527 8449.

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op http://www.science.leidenuniv.nl/. Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op http://werkenbij.leidenuniv.nl/.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 23-008

Werkgever

Universiteit Leiden

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Rapenburg 70, 2311 EZ, Leiden

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Universiteit Leiden). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Solliciteren

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 25 januari 2023 geupload worden in pdf format via de speciaal hiervoor ingerichte website:
https://jobs.strw.leidenuniv.nl/2023/secr/ 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Solliciteren

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 25 januari 2023 geupload worden in pdf format via de speciaal hiervoor ingerichte website:
https://jobs.strw.leidenuniv.nl/2023/secr/ 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer uiterlijk op 25 mrt. 2023 23:59 (Europe/Amsterdam).