De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen, Instituut Sterrewacht zoekt een

Management/Office assistent Sterrewacht (1.0 / 0.8 fte)

Vacaturenummer: 23-008

Bij Sterrewacht Leiden zijn we op zoek naar een nieuwe collega op het secretariaat. Ben jij op zoek naar een nieuwe baan? Op dit moment heb je keuze uit veel verschillende vacatures.

Wat kun je van deze werkplek verwachten? In ons instituut werken zowel de wetenschappers als de ondersteunende staf met veel gedrevenheid. Iedereen wordt gewaardeerd om de bijdrage die zij/hij levert. In ons instituut heb je te maken met meer dan 50 nationaliteiten en dat maakt het werk gevarieerd en interessant. De ontdekkingen waar onze onderzoekers aan bijdragen spreken tot de verbeelding en komen regelmatig in het nieuws. Ook organiseert de Sterrewacht leuke publieksactiviteiten voor alle leeftijden. Ons instituut is voortdurend in ontwikkeling, en dat geldt ook voor de medewerkers, die daarvoor allerlei mogelijkheden krijgen.

Word jij enthousiast van deze werkplek, reageer dan op onze vacature!

De werkzaamheden

Als management / Office assistent kom je in een klein, ondersteunend team terecht, dat zeer zelfstandig werkt in een internationaal, ambitieus instituut. Het team staat onder leiding van de instituutsmanager. Binnen het secretariaat wordt een aantal taken gezamenlijk uitgevoerd, maar heeft elk van de medewerkers ook specifieke taken.  Tot de taken behoren:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, (zowel op locatie, als per mail/telefoon): informatie verstrekken, ondersteuning bieden bij uiteenlopende vragen.
• Ondersteuning facilitaire processen: kantoorplanning medewerkers en gasten, en kantoorinrichting (bestellen van o.a. kantoorartikelen, meubels). In 2024 ondersteunen bij verhuizing naar nieuwbouwlocatie (binnen het Bioscience park)
• Ondersteunen van de organisatie van de jaarlijkse zomerschool voor internationale master studenten (LEAPS) (organiseren van huisvesting, reisboekingen, verzekering etc)
• Ondersteunen van overige interne en externe bijeenkomsten (zalen reserveren, catering bestellen en rondbrengen, logistieke ondersteuning);
• Facilitaire taken (post, sleuteladministratie, huishoudelijke taken).

Uw profiel

• Je legt makkelijk contact met mensen, en je bent communicatief ingesteld.
• Je communiceert goed in het Engels en in het Nederlands, zowel in woord als geschrift.
• Je bent praktisch, proactief en oplossingsgericht ingesteld.
• Je helpt graag andere mensen en bent servicegericht.
• Met je collega’s vorm je een team, en werk je graag samen.
• Je hebt affiniteit, ervaring en inzicht op het vlak van kantoor-automatiserings-programma’s zoals Microsoft office en Excel,
• Ervaring binnen een internationale, academische werkomgeving is een pré;

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten . Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van  één jaar, met daarna de mogelijkheid tot verlenging in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof  en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Professionalisering en ontwikkeling wordt gestimuleerd en ondersteund, bijvoorbeeld door het volgens van cursussen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Beschrijving van de faculteit en het instituut

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2200 medewerkers en bijna 4200 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Het instituut Sterrewacht Leiden bestaat uit een hechte gemeenschap van ruim 170 medewerkers, waaronder hoogleraren, U(H)D’s, postdocs, promovendi, ondersteunend personeel en gastonderzoekers, en verzorgt het onderwijs voor circa 300 bachelor- en masterstudenten. De Sterrewacht bevindt zich in het Oortgebouw en in het Huygens laboratorium. Voor meer informatie over de Sterrewacht: www.strw.leidenuniv.nl