De afdeling Academische Zaken is op zoek naar een management assistent die graag een spin in het web wil zijn in een dynamische omgeving. Heb je een accurate en servicegerichte houding? Vind je het leuk om het kloppend hart van de afdeling te zijn? Reageer dan op de functie van management assistent Academische Zaken bij de Erasmus Universiteit Rotterdam.Functie-omschrijvingAls management assistent Academische Zaken vervul je samen met je collega management assistent het secretariaat van de afdeling Academische Zaken. We zoeken 2 management assistenten die in onderlinge afstemming secretariële, administratieve organisatorische ondersteuning geven aan de directeur Academische Zaken. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling en pak je waar nodig hun verzoeken op of zet je deze uit.
Gezamenlijk draag je zorg voor een soepel lopend secretariaat en fungeer je als elkaars achtervang. Als team werk je nauw samen.
De belangrijkste werkzaamheden zijn:
- Algemeen secretariële werkzaamheden, zoals:
- (Complex) agendabeheer, reserveren van vergaderfaciliteiten en interne en externe informatievoorziening;
- Aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ontvangst bezoekers;
- Organiseren diverse overleggen w.o. stuurgroepvergaderingen, bila's en afdelingsvergaderingen;
- Zorgdragen en aanspreekpunt voor facilitaire zaken voor de afdeling;
- Ondersteunen bij het regelen/opzetten van de diverse evenementen;
- Administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie, ziek- en betermeldingen en personeelsmutaties;
- Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
- Plaatsen van bestellingen, goedkeuren van facturen en voorraadbeheer;
- Het onderhouden van in- en externe contacten.
- Bovenstaande werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd.