De functie
Sinds een aantal jaar heeft de faculteit een gezamenlijk ambtelijk secretariaat. Dit secretariaat bestaat uit een team van drie ambtelijk secretarissen die zes examencommissies van in totaal twaalf opleidingen.

Als ambtelijk secretaris ben je hét aanspreekpunt van de examencommissie voor studenten, docenten, opleidingscoördinatoren en andere betrokkenen bij de opleiding. Tevens zal je ook veel contact hebben met de beleidsmedewerker kwaliteitszorg onderwijs en je andere collega´s bij de afdeling SOSZ.

Wij zijn op zoek naar een ervaren collega die met kennis en enthousiasme een belangrijke bijdrage  kan leveren aan het gezamenlijke ambtelijk secretariaat.

Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Het voorbereiden, afwikkelen en archiveren van besluitvorming van examencommissies;
• Het procedureel, beleidsmatig en juridisch adviseren van de examencommissies;
• Het voeren van correspondentie namens de examencommissie;
• Het voorbereiden en plannen van vergaderingen met aansluitend het verzorgen van de verslaglegging;
• Het opstellen en bewaken van de jaaragenda van examencommissies en voorbereiding van hun jaarverslagen;
• Het voorbereiden van en bijdragen aan de behandeling van beroepzaken en het vertegenwoordigen van de examencommissie bij beroepsprocedures;
• Het ondersteunen bij de kwaliteitsborging van de toetsing;
• Een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van de ambtelijk secretariaat portefeuille binnen de organisatie.

Profiel
Voor deze functie zoeken wij een collega die:

• HBO of WO is opgeleid (bij voorkeur een juridische opleiding);
• Aantal jaren relevante werkervaring heeft in het hoger onderwijs;
• Kennis heeft van relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder de WHW;
• Snel kan (om)schakelen tussen diverse partijen en onderwerpen, tevens parallel veel verschillende taken simultaan en zorgvuldig kan uitvoeren;
• Sterke communicatieve en organisatie sensitieve vaardigheden kan toepassen voor de diverse gesprekspartners binnen de faculteit;
• Georganiseerd kan werken en in staat is deadlines te bewaken, zowel van zichzelf als van anderen;
• Oplossings- en servicegericht werkt richting studenten en de organisatie;
• Gericht is op samenwerking en tegelijkertijd de richtlijnen van het ambtelijk secretariaat bewaakt;
• Nederlands en Engels in woord en geschrift goed beheerst.

Wij bieden
Werken in een enthousiast team en de mogelijkheid om met jouw vaardigheden de dienstverlening van Science Onderwijs- en Studentenzaken verder te verbeteren.

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.960,- en maximaal € 4.670,- bruto per maand (schaal 10) bij een fulltime aanstelling (38 uur).

Alle informatie hierover kan je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

De afdeling
Science Onderwijs- en Studentenzaken (SOSZ) ondersteunt en faciliteert de onderwijsorganisatie van de hele faculteit. Allerlei onderwijs gerelateerde vraagstukken komen in deze afdeling samen. SOSZ bevat de volgende teams: de Studentenadministratie, het Science International Office, Teacher Support Desk, Facultaire Onderwijscoördinatie, Onderwijsbeleid en -kwaliteitszorg, Career Services en het Honours College.
 

Beschrijving organisatie
De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving, waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden gedreven door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. Daarnaast is de Hortus Botanicus ook onderdeel van de faculteit. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en meer dan 5000 studenten.

De faculteit is gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Raadpleeg voor meer informatie de website van de faculteit.