Wij zijn op zoek naar een initiatiefrijke en ervaren personal assistant voor de decaan.

Wat ga je doen?

Als Personal assistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning voor de decaan en de directeur bedrijfsvoering van de faculteit, met alles wat daarbij komt kijken. Het accent in jouw takenpakket ligt op de ondersteuning van de decaan. Jouw taak is om haar te ontzorgen tijdens haar drukke werkweek. In die rol ben je het voorportaal tot de decaan, en aanspreekpunt voor interne en externe afspraken met de decaan. Dit betekent dat jij de regie voert over de agenda van de decaan en zelfstandig de communicatie over haar afspraken verzorgt. Je hebt gevoel voor de relevantie, urgentie en gevoeligheid van de afspraakverzoeken en handelt deze op passende wijze af. Jij zorgt ervoor dat de decaan tijdig beschikt over de juiste stukken en je coördineert waar nodig dat overleggen inhoudelijk worden voorbereid. Je bent gewend te werken in een complexe omgeving waar de agenda voortdurend in beweging is, en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen. Gevoeligheid voor wat speelt en discretie is een eerste vereiste.

Je werkt nauw samen met je directe collega, die parttime werkt en voor wie het accent op de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering ligt. Op de dagen dat zij niet aanwezig is behartig jij de lopende zaken en pak je het agendabeheer voor de directeur bedrijfsvoering naadloos over. Samen waarborgen jullie de continuïteit van de werkprocessen.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het secretariaat van het faculteitsbureau. Dit team verzorgt gezamenlijk het agendabeheer van de overige bestuursleden en de MT-leden en verricht algemene secretariële taken voor het faculteitsbureau. Je voert je werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris van de faculteit.

Taken en verantwoordelijkheden:

• het zelfstandig en proactief beheren van de agenda van de decaan en de directeur bedrijfsvoering;
• prioriteren en plannen van afspraken en vergaderingen met in- en externe relaties, verzorgen van de communicatie hierover;
• eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote vergaderingen;
• ontvangen van gasten voor decaan en directeur bedrijfsvoering;
• inschrijven en archiveren van in- en uitgaande post via het digitale postregistratiesysteem;
• verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden.

Je bent proactief en stressbestendig. Je kunt goed prioriteiten stellen in een hectische werkomgeving. Je hebt een oplossingsgerichte instelling, waarbij je actief anticipeert op wat de decaan nodig heeft. Je werkt zelfstandig en nauwgezet. Je kunt goed schakelen en hebt zowel oog voor wat er nú nodig is, als voor de lange termijnplanning van afspraken. Je bent integer, accuraat, discreet en gastvrij in handelen en optreden.

Jouw ervaring en profiel:

• ruime ervaring als personal assistant op bestuurlijk niveau;
• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• representatief met uitstekende communicatieve vaardigheden;
• aantoonbaar ICT-vaardig: het MS365-pakket heeft geen geheimen voor jou en je bent in staat je snel nieuwe systemen eigen te maken;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;

Ervaring met het werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Je start met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden, met ingang van 1 juni a.s. Na het eerste jaar word je dienstverband bij gebleken geschiktheid omgezet naar vast. Het dienstverband is fulltime (38 uur).

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3098 tot € 4257 bruto per maand (schaal 9), op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en collegiaal team waar hard gewerkt wordt met oog voor elkaar;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen omvat een breed spectrum van gevestigd en vooruitstrevend onderwijs en onderzoek: van moderne en klassieke talen, literatuur- en taalwetenschap, geschiedenis en Europese studies, de kunst- en cultuurwetenschappen, filosofie en religiestudies tot mediastudies en Digital Humanities. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele en maatschappelijke instellingen.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.