Het Knowledge Transfer Office zoekt een officemanager, een energieke spin in het web die de weg binnen de universiteit makkelijk weet te vinden. Het Knowledge Transfer Office (KTO) verzorgt dienstverlening op het gebied van impact, de derde kerntaak van universiteiten naast onderwijs en onderzoek: ondernemerschap, interdisciplinaire samenwerkingen met externe partijen en juridische advisering. Je bent een verbindende kracht binnen het KTO team. Naast de afdelingsbrede officemanagement taken, zet je je in voor de positionering van het KTO binnen de organisatie. Zo draag je bijvoorbeeld zorg voor de KTO webpagina en nieuwsbrief. Ook ben je voor diverse organisatorische en administratieve taken betrokken bij de verschillende inhoudelijke onderdelen binnen het KTO. 

Jouw concrete taken:

• Officemanagement van het Knowledge Transfer Office, waaronder het inplannen van afspraken, het organiseren van overleggen, de administratieve afhandeling van bestellingen en het beheer van de kantoor hardware van de afdeling.
• Content creatie en beheer van corporate KTO webpagina en het maken van de KTO nieuwsbrief.
• Het mede organiseren van sociale activiteiten van de afdeling.
• Binding met andere divisies en faculteiten en bekendheid van het KTO binnen de TiU versterken.
• Diverse taken ter ondersteuning van de verschillend teams binnen het KTO. Zoals het helpen bij administratieve taken, de organisatie van events, activiteiten met partners en communicatie-uitingen.

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en beschikt over goede zelfkennis.  
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 
• Je bent ondernemend van aard, in staat om zelfstandig en gestructureerd te werken en bent in staat prioriteiten te stellen.
• Je neemt zelf initiatieven, maar kunt ook zelf inschatten wanneer onderling overleg gewenst is.

Jouw kwalificaties 
Het spreekt voor zich dat deze functie aan aantal kwalificaties vraagt die essentieel zijn voor het uitvoeren van je dagelijkse job. Je bent accuraat, flexibel en toegankelijk. Je werkt zelfstandig, kunt snel schakelen en bent in staat om het overzicht te behouden bij de uitvoering van verschillende taken. 
Verder heb je bij voorkeur aantoonbare affiniteit met eventmanagement. Ook beschik je over goede contactuele eigenschappen en een hands-on mentaliteit. Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling is een vereiste. Ervaring met customer relations tools (CRM) is een pré en je beschikt over de capaciteiten om projectmatig te werken 

Aanvullende kwalificaties

• MBO+/HBO  denkniveau en enkele jaren aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse
• Je bent zeer goed thuis in pakketten als Word en Excel. Ervaring met SharePoint is een pré.
• Je hebt een uitgesproken gevoel voor taal en je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als in geschrift.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht onbepaalde tijd.

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Het betreft een functie voor 0,7 fte (28 uur per week) van de volledige werktijd. 

Het salaris bedraagt minimaal € 2.471 en maximaal € 3.336 bruto per maand (full time dienstverband), gebaseerd op UFO-profiel Management Assistente 2 en salarisschaal 7 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten en streven ernaar om inclusief te zijn, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving, die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Over Tilburg University - University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services