We zijn op zoek naar een secretaris, tevens hoofd van het secretariaat van de Faculty of Science and Engineering. In deze functie speel je een sleutelrol in de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en besluitvorming van het faculteitsbestuur. Daarnaast geef je leiding aan het secretariaat van het faculteitsbestuur dat, naast jou, uit 3 secretaresses bestaat. Het is een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving waarin je met een grote diversiteit aan mensen en onderwerpen te maken hebt.

Het secretariaat van het faculteitsbestuur ondersteunt het bestuur en de medewerkers van het Faculteitsbureau bij tal van taken. Onder de kerntaken van het secretariaat vallen het afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie, het plannen van afspraken en beheren van agenda’s van de bestuurders, het beheren van informatiestromen en archiveren van documenten, en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Als hoofd van het secretariaat ben je onder meer verantwoordelijk voor de coördinatie van de werkzaamheden op het secretariaat, het ontwikkelen van werkprocessen, en voor het voeren van resultaat- en ontwikkelingsgesprekken. Daarnaast geef je als secretaris directe ondersteuning aan (de leden van) het faculteitsbestuur en de beleidsdirecteur/bestuurssecretaris.

De belangrijkste elementen van je takenpakket zijn:

- organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, waaronder de wekelijkse vergadering van het faculteitsbestuur, het maandelijkse directeurenoverleg van FSE, en bestuurlijke overleggen
- ondersteunen van de besluitvorming van het faculteitsbestuur, onder andere door zorg te dragen dat voorstellen zijn voorzien van relevante advisering vanuit het Faculteitsbureau, te bewaken dat de juiste procedures worden gevolgd, en informatie in te winnen voor de leden van het bestuur en de beleidsdirecteur/bestuurssecretaris
- ondersteunen van de decaan bij personele aangelegenheden, waaronder het zelfstandig opstellen van aanbiedingsbrieven en voordrachten aan het College van Bestuur, bewaken van de voortgang en de naleving van beleid en procedures, en afhandelen van besluiten
- zelfstandig communiceren van besluiten en uitwerken van brieven
- bewaken van de voortgang van besluitvorming en de implementatie en communicatie van genomen besluiten
- uitzetten van binnenkomende stukken, vragen en verzoeken naar de juiste mensen binnen het faculteitsbureau
- beheren van het bestuursarchief (via Corsa) en verstrekken van documentatie en informatie aan partijen binnen en buiten de faculteit
- medezorgen voor de inhoudelijke en procesmatige afstemming tussen het faculteitsbestuur en andere partijen binnen en buiten de faculteit
- bijdragen aan het in concept opstellen van jaarplannen en begroting
- voorkomende secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer en aanspreekpunt voor staf en bezoekers.

De bovenstaande taken voer je uit in afstemming met de beleidsdirecteur/bestuurssecretaris, die ook je leidinggevende zal zijn.

Over de organisatie:

De Faculty of Science and Engineering (FSE) verzorgt onderwijs en onderzoek in een breed scala van bèta- en techniek disciplines, van traditionele disciplines als wiskunde, natuurkunde en biologie tot interdisciplinaire disciplines als kunstmatige intelligentie, nanowetenschappen en scheikundige technologie. De faculteit heeft 14 bacheloropleidingen en 26 masteropleidingen die worden gevolgd door in totaal meer dan 7000 studenten. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats binnen 10 onderzoeksinstituten, met stuk voor stuk een uitstekende internationale reputatie.

Het Secretariaat FSE maakt deel uit van het Faculteitsbureau FSE. Het Faculteitsbureau FSE is verantwoordelijk voor dossiers en activiteiten op het gebied van onderwijs, onderzoek, impact, communicatie, bedrijfsvoering en faciliteiten die de facultaire onderzoeksinstituten en de opleidingen overstijgen. Het Faculteitsbureau bestaat uit ongeveer 30 medewerkers.

- afgeronde hbo- of academische opleiding
- je kunt uitstekend zelfstandig werken, maar werkt ook graag samen in een team
- je hebt goede uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands en het Engels
- je bent behendig in het opstellen van brieven en notulen
- je hebt affiniteit met het communiceren, bewaken, en werken volgens procedures
- je bent goed in plannen en in voortgangsbewaking
- je bent integer en hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
- je bent faciliterend, betrouwbaar en werkt zorgvuldig
- je beschikt over organisatorische en leidinggevende kwaliteiten
- je kunt goed werken in een internationale en diverse omgeving.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van ervaring een salaris van minimaal € 3.098,- tot maximaal € 4.257,- (schaal 9) bruto per maand bij volledige werktijd (UFO-profiel secretaris 2)
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
- een aanstelling van 1,0 fte voor een periode van een jaar, welke zal worden omgezet in een contract voor onbepaalde tijd bij goed functioneren. Een aanstelling van 0,8 fte is bespreekbaar.

De beoogde datum van indiensttreding is medio mei 2023