De Universiteit van Amsterdam zoekt een allround managementassistent die van afwisseling houdt

Jij zal binnen de UvA worden ingezet daar waar behoefte is aan extra secretariële en/of administratieve ondersteuning. Het betreft een uitdagende en afwisselende baan in een internationale omgeving waar alles draait om de wetenschap.

Wat ga je doen

Als management-/office assistent werk je voor kortere of langere tijd bij verschillende afdelingen binnen de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (campus Science Park - Amsterdam Oost) van de UvA. Je leert op deze manier niet alleen alle afdelingen en collega's van de faculteit kennen, maar ook alle aspecten van het veelzijdige werk in de wondere wereld van wetenschappelijk onderzoek en academisch onderwijs. Omdat je op ad hoc basis inspringt daar waar nodig, is het uitermate van belang dat je een flexibele en proactieve werkhouding hebt.

Taken en verantwoordelijkheden

Je dagelijks werk zal bestaan uit het secretarieel en administratief ondersteunen van één of meerdere secretariaten van de faculteit daar waar behoefte is aan extra hulp, bijvoorbeeld bij tijdelijke onderbezetting of extra drukte op een bepaald secretariaat of afdeling.

Veelvoorkomende taken die vlot opgepakt moeten worden zijn o.a.:

• (Complex) agendabeheer en notuleren van overleggen;
• Logistieke planning, voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten, zoals congressen; workshops, andere evenementen en meetings.
• Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden, zoals verstrekken van informatie en het ontvangen van gasten;
• Opstarten en monitoren van administratieve processen omtrent arbeidsrelaties, jaargesprekken, evaluaties en promoties;
• Organiseren van huisvesting en hotelreserveringen voor buitenlandse medewerkers en gasten.
  

Uiteraard zorgen we voor een gedegen inwerktraject zodat je wordt opgeleid tot een zeer gewaardeerde allrounder. Het directiesecretariaat wordt je thuisbasis. Het directiesecretariaat zal jou, met raad en daad terzijde staan en je kunt, óók na het inwerktraject, te allen tijde bij hen aankloppen met eventuele vragen. In voorkomende gevallen zul je ook voor het directiesecretariaat werken.

Je hebt:

• Ruime ervaring als managementassistent, bij voorkeur opgedaan bij een universiteit
• Een dienstbare en proactieve werkhouding en beschikt over organisatiesensitiviteit;
• Goede communicatieve vaardigheden en een uitstekende taalvaardigheid zowel in het Nederlands als in het Engels;
• Goede beheersing van MS-Office (met name Outlook, WORD en Excel) en Teams/SharePoint;
  

Je bent:

• In staat (snel) zelfstandig te werken;
• In staat om vlot te schakelen tussen verschillende taken/werkplekken;
• Doortastend in je werk en je gaat altijd voor het beste resultaat;
• Meedenkend en ondersteunend;
• Stressbestendig en probleemoplossend;
• Collegiaal, sociaal, leergierig en communicatief.
  

Het betreft een dienstverband van 38 uur per week in eerste instantie voor de duur van een jaar. Bij gebleken geschiktheid word je een vast dienstverband aangeboden. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring, minimaal € 2.471 en maximaal € 3.336 bruto per maand bij een volledig dienstverband van 38 uur per week (conform schaal 7, Cao Nederlandse Universiteiten). Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering.

Naast het salaris en een fijne werkplek in de inspirerende omgeving van het Science Park bieden we:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• uitstekende faciliteiten om je werk ook thuis te doen;
• flexibiliteit in je uren en werktijden;
• de gelegenheid om gebruikt te maken van de ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden die we al onze medewerkers bieden;
• een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Nieuwsgierig? Hier kun je er meer over lezen.

Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo'n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.