Midden in Amsterdam, in het Bushuis en het Oost Indisch Huis, vind je de levendige afdeling GER als onderdeel van de Faculteit de Geesteswetenschappen. Hier wordt onderwijs gegeven en onderzoek gedaan binnen de gebieden Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen, Hermetica en Latijns Amerika studies. Het team bedrijfsvoering ondersteunt het wetenschappelijk personeel bij hun taken en zorgt voor een goed draaiende afdeling. Het team bedrijfsvoering, bestaande uit een hoofd bedrijfsvoering en een coördinator bedrijfsvoering, zoekt versterking in de vorm van een nieuwe coördinator bedrijfsvoering. Je vervult een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf.

Wat ga je doen?

Als coördinator bedrijfsvoering draag je gezamenlijk met je collega's zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie en uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen van de afdeling GER. Gezamenlijk is het team bedrijfsvoering de spil in een aantal processen, te weten:

• beleidsadvisering,
• personeelsmanagement,
• financieel management,
• overige bedrijfsvoeringsgebieden (ICT en huisvesting)
• en de aansturing van de secretariaten.

De coördinator bedrijfsvoering verricht werkzaamheden binnen deze hoofdtaken met grote mate van zelfstandigheid onder eindverantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering GER.

Taken en verantwoordelijkheden voor de nieuwe coördinator:

Als onderdeel van het team bedrijfsvoering GER:

• bekleed je een centrale functie binnen de afdeling. Je beantwoordt allerlei vragen en verwijst medewerkers door;
• begeleid je nieuwe collega's vanaf het sollicitatieproces, het opmaken van het contract, het informeren, het meedenken over huisvesting tot aan het thuis voelen bij de UvA. Je heet ze warm welkom;
• speel je een centrale rol in het personeelsmanagement: je coördineert de jaargesprekkencyclus van de gehele afdeling, je ondersteunt bij werving- en selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel;
• controleer je af- en bijschrijvingen op de budgetten van de afdeling, stel je financiële overzichten op, voer je doorbelasting van personeel uit en geef je instructies over financiën aan het wetenschappelijk personeel;
• ben je ICT contactpersoon van de afdeling en vertegenwoordig je de afdeling in het facultaire overleg;
• neem je graag het voortouw als Ploegleider BHV voor onze gebouwen, liefst met enige BHV-ervaring;
• neem je deel aan diverse overleggen en vergaderingen (waaronder mogelijk als notulist)
• signaleer je knelpunten en doet verbetervoorstellen ten aanzien van bedrijfsvoeringsprocessen.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Affiniteit en ervaring met de gevraagde werkzaamheden;
• Enige ervaring met personeels- en financiële systemen
• Algehele kennis van ICT en het Microsoft pakket. Gevorderde ICT kennis is een pré.
• Zelfstandig en proactief kunnen werken én goed samenwerken in teamverband;
• Plannings- en organisatievermogen; overtuigingskracht;
• Dienstverlenende instelling en communicatief sterk;
• Organisatiesensitief; bewaren van vertrouwelijkheid
• stressbestendig en relativeringsvermogen;
• goed in het prioriteren en tijd bewaken;
• goede beheersing van het Nederlands en Engels.
• Ervaring met een universitaire organisatie en/of met bedrijfssystemen als SAP is een pré.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 juni 2023. Het dienstverband is voor 30,4 uur per week. Bij gebleken geschiktheid wordt het contract hierna omgezet in een vaste aanstelling

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.098 tot €4.257 bruto per maand, op basis van 38 uur per week (schaal 9), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. Op deze functie is het VSNU UFO-profiel Coördinator bedrijfsvoering 4 van toepassing. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.