Lijkt het jou een uitdaging om een team van reserveringsmedewerkers aan te sturen en bouw je graag mee aan professionele zelfstandige serviceteams? Dan ben jij de persoon die we zoeken.

De Frontoffice van de Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor alle dienstverlening die wordt geleverd op het gebied van facilitaire zaken binnen de vier regio’s. Eigen medewerkers, maar ook externe partijen voeren dit uit. Het reserveringsteam coördineert de aanvragen voor zaalreserveringen en evenementen binnen de gebouwen en terreinen van de UU. Dit zijn zowel interne als externe aanvragers. Als teamleider ben je verantwoordelijk voor de aansturing en begeleiding van dit team, zodat zij de mogelijkheid krijgen op een hoogwaardige en gastvrije wijze de aanvragen te behandelen.

Vanwege de ontwikkelingen die er momenteel plaatsvinden op de afdeling is er behoefte ontstaan aan de inzet van een teamleider. De facilitair coördinator blijft verantwoordelijk voor de afdeling en zal het komende jaar voornamelijk aandacht besteden aan het optimaliseren van processen en andere complexe vraagstukken. Als teamleider zul je de reguliere aansturing van het team voor je rekening nemen en je richten op de ontwikkeling van de afdeling richting een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening. Je bent hierbij het aanspreekpunt voor de facilitair coördinator op het gebied van de reserveringsprocessen. Je zult mede zorgdragen voor het doorvoeren van de veranderingen die voortkomen uit de procesoptimalisering. Om dit te bereiken ga je zelf werkzaamheden binnen het team uitvoeren om zo een goed beeld te krijgen van de inhoud van het werk. Daarnaast ontstaat er zo de mogelijkheid voor de medewerkers in het team om deelprojecten en ontwikkeltaken uit te voeren.

De taken en werkzaamheden bestaan uit:

• Je geeft leiding aan het reserveringsteam door het sturen en coachen van de medewerkers, het plannen en verdelen van de werkzaamheden, toezien op de voortgang, beoordelen van resultaten, prioriteiten stellen, oplossen van problemen en het doen van verbetervoorstellen.
• Je voert het HRM beleid uit: je levert een bijdrage aan de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting door het (mede) selecteren van medewerkers, het voeren van B&O gesprekken, opstellen van ontwikkelplannen en het introduceren, instrueren en begeleiden van (nieuwe) medewerkers.
• Je draagt mede zorg voor het realiseren van het afdelingsplan: je doet voorstellen voor een optimalisatie van de werkzaamheden van het team en de samenwerking met anderen, coördineren, bewaken en bijsturen van de werkzaamheden, voortdurend verbeteren van de kwaliteit en de voortgang rapporteren aan de Coördinator faciliteiten Academiegebouw.
• Je bent aanspreekpunt voor (complexe) dienstverleningsverzoeken en zorgt voor de efficiënte en effectieve afhandeling hiervan.
• Je bent de verbindende schakel naar de frontoffice en tussen de frontoffice en de backoffice.
• Voor bovengenoemde taken draag je zorg voor de administratieve afhandeling (SAP SRM, SAP HR, Topdesk, SEM, etc.).