Lijkt het jou een uitdaging om een team van reserveringsmedewerkers aan te sturen en bouw je graag mee aan professionele zelfstandige serviceteams? Dan ben jij de persoon die we zoeken.

De Frontoffice van de Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor alle dienstverlening die wordt geleverd op het gebied van facilitaire zaken binnen de vier regio’s. Eigen medewerkers, maar ook externe partijen voeren dit uit. Het reserveringsteam coördineert de aanvragen voor zaalreserveringen en evenementen binnen de gebouwen en terreinen van de UU. Dit zijn zowel interne als externe aanvragers. Als teamleider ben je verantwoordelijk voor de aansturing en begeleiding van dit team, zodat zij de mogelijkheid krijgen op een hoogwaardige en gastvrije wijze de aanvragen te behandelen.

Vanwege de ontwikkelingen die er momenteel plaatsvinden op de afdeling is er behoefte ontstaan aan de inzet van een teamleider. De facilitair coördinator blijft verantwoordelijk voor de afdeling en zal het komende jaar voornamelijk aandacht besteden aan het optimaliseren van processen en andere complexe vraagstukken. Als teamleider zul je de reguliere aansturing van het team voor je rekening nemen en je richten op de ontwikkeling van de afdeling richting een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening. Je bent hierbij het aanspreekpunt voor de facilitair coördinator op het gebied van de reserveringsprocessen. Je zult mede zorgdragen voor het doorvoeren van de veranderingen die voortkomen uit de procesoptimalisering. Om dit te bereiken ga je zelf werkzaamheden binnen het team uitvoeren om zo een goed beeld te krijgen van de inhoud van het werk. Daarnaast ontstaat er zo de mogelijkheid voor de medewerkers in het team om deelprojecten en ontwikkeltaken uit te voeren.

De taken en werkzaamheden bestaan uit:

• Je geeft leiding aan het reserveringsteam door het sturen en coachen van de medewerkers, het plannen en verdelen van de werkzaamheden, toezien op de voortgang, beoordelen van resultaten, prioriteiten stellen, oplossen van problemen en het doen van verbetervoorstellen.
• Je voert het HRM beleid uit: je levert een bijdrage aan de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting door het (mede) selecteren van medewerkers, het voeren van B&O gesprekken, opstellen van ontwikkelplannen en het introduceren, instrueren en begeleiden van (nieuwe) medewerkers.
• Je draagt mede zorg voor het realiseren van het afdelingsplan: je doet voorstellen voor een optimalisatie van de werkzaamheden van het team en de samenwerking met anderen, coördineren, bewaken en bijsturen van de werkzaamheden, voortdurend verbeteren van de kwaliteit en de voortgang rapporteren aan de Coördinator faciliteiten Academiegebouw.
• Je bent aanspreekpunt voor (complexe) dienstverleningsverzoeken en zorgt voor de efficiënte en effectieve afhandeling hiervan.
• Je bent de verbindende schakel naar de frontoffice en tussen de frontoffice en de backoffice.
• Voor bovengenoemde taken draag je zorg voor de administratieve afhandeling (SAP SRM, SAP HR, Topdesk, SEM, etc.).

Je beschikt over het onderstaande profiel:

• Je hebt hbo- werk- en -denkniveau en een afgeronde relevante opleiding (bij voorkeur Facility Management).
• Je hebt tenminste drie jaar leidinggevende ervaring in een vergelijkbare functie binnen een soortgelijke complexe organisatie.
• Je bent in staat om draagvlak te creëren en bent een echte peoplemanager waarbij je helder en duidelijk communiceert naar de gebruikers van de servicediensten en je teamleden.
• Je herkent je in de volgende competenties: verbindend leiderschap, coachen, samenwerken, organisatie sensitiviteit, delegeren, resultaatgericht.
• Je kan goed samenwerken, hebt de nodige humor en beschikt over een gezonde dosis relativeringsvermogen.
• Je bent gastvrij en het begrip ‘hospitality’ heeft voor jou geen geheimen.
• Jij maakt het verschil, durft onafhankelijk te opereren, zonder de gemeenschappelijke doelen uit het oog te verliezen.

Wij bieden je een uitdagende en zelfstandige functie binnen het Facilitair Service Centrum met een tijdelijk dienstverband (0,8 - 1,0 fte) voor de duur van een jaar (met een proeftijd van twee maanden) met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 3.098,- en maximaal € 4.257,- (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten. De UBD is gevestigd op het Utrecht Science Park.

Het Facilitair Service Centrum (FSC) is één van de directies van de Universitaire Bestuursdienst. Het FSC biedt een breed scala aan producten en ondersteunende diensten aan de universitaire faculteiten en diensten, alsook de medewerkers, studenten en externe huurders. De activiteiten worden door circa 300 interne medewerkers uitgevoerd. De facilitaire organisatie ontwikkelt zich meer en meer tot een regieorganisatie. Het FSC hecht grote waarde aan duurzaamheid in de uitvoering van de diensten en de eigen bedrijfsvoering.