Ben jij goed in het coördineren en bewaken van besluitvormingsprocessen? Voel jij je als een vis in het water als intern en externe vraagbaak over processen, besluiten en overleggen? Dan zijn we op zoek naar jou als onze nieuwe secretaris van de divisie Academic Affairs. 

Als rechterhand en sparringpartner van de divisiedirecteur zorg je ervoor dat de bestuurlijke- en besluitvormingsprocessen van de divisie Academic Affairs goed verlopen. Je zorgt voor het opstellen van de agenda  van de wekelijkse vergaderingen van het managementteam (MT) en de tijdige verspreiding van de vergaderstukken. Je toetst beleidsvoorstellen op politiek-bestuurlijke haalbaarheid en onderlinge afstemming en ook aan de voor het onderwerp geldende procedures. Je gaat na of alle relevante personen en partijen bij de beleidsvoorstellen zijn betrokken en spreekt personen hierop aan. Je adviseert de directeur van de divisie, over beleidsprocessen en (concept)besluiten op alle terreinen waar de directeur en het MT verantwoordelijk voor zijn. Je draagt (inhoudelijk) bij aan beleidsgesprekken met andere onderdelen van de organisatie. 

Je draagt zorg voor de verslaglegging van de MT-vergaderingen en je informeert relevante partijen (gevraagd en ongevraagd) over de gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je bewaakt de voortgang en uitvoering van de afspraken en besluiten. Ook ben je medebewaker van de inbreng van de divisie in de planning- en controlcyclus van de universiteit. Als secretaris ben je het eerste aanspreekpunt voor  bestuurlijke aangelegenheden en fungeer je als vraagbaak voor interne en externe belanghebbenden. 

De focus ligt daarbij op de volgende voor de divisie belangrijke pijlers:
1.    De jaarplanningscyclus, de begroting, voortgangsrapportages (procesmatig en inhoudelijke ondersteuning) en het jaarverslag.
2.    Opzetten van de planningen en afstemmen van de benodigde capaciteit om geplande doelen en projecten te realiseren.
3.    Kwaliteitsmonitoring en verbetering van processen, hulpmiddelen en gebruikte formats.

Je rapporteert aan en valt hiërarchisch onder de divisiedirecteur. Je maakt deel uit van het team support van de divisie en je stemt veel af met afdelingshoofden, teamleiders en beleidsmedewerkers. Daarnaast stem je ook regelmatig af met collega’s van andere divisies, van het bestuursbureau en van de faculteiten. Je vertegenwoordigt de divisie in overleggen met andere organisatieonderdelen van de universiteit en onderhoudt contacten met andere instellingen en overheidsinstanties.

• Je beschikt over academisch werk- en denkniveau, blijkend uit een academische opleiding.
• Je hebt aantoonbare relevante kennis en ervaring in een vergelijkbare rol.
• Je bent integer, proactief, organisatiesensitief en stressbestendig.
• Je bent organisatorisch en procedureel sterk, vaardig in processen en je weet het overzicht te bewaren in complexe bestuurlijke trajecten.
• Je weet op een duidelijke en transparante manier te communiceren, zowel intern als extern, en zowel in het Nederlands als in het Engels.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

• Het betreft een dienstverband van 0,8 - 1,0 fte.
• Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal € 4.814 en maximaal € 6.181 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 12).
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Radboud Services omvat de centrale ondersteunende diensten van de Radboud Universiteit met een totale omvang van ca. 750 fte's. Academic Affairs is één van de zes divisies van Radboud Services. De divisie Academic Affairs ondersteunt de ontwikkeling en uitvoering van strategisch beleid ten aanzien van onderwijs, onderzoek, impact en studenten, in partnerschap met de faculteiten.

Academic Affairs is de strategische en beleidsadviseur van het college van bestuur, faculteiten en instituten op de drie kerntaken van de universiteit: onderwijs, onderzoek en impact. Daarnaast draagt de divisie ook zorg voor de uitvoerende diensten op deze gebieden (zoals bijvoorbeeld de studentenadministratie).

Het team Support is als een stafafdeling gepositioneerd en bestaat uit de managementondersteuners van de afdelingen binnen de divisie, een projectleider, een communicatiemedewerker, de divisiesecretaris en een teamhoofd. Dit team verzorgt de ondersteuning van de divisiedirecteur en van de afdelingen en teams binnen Academic Affairs.


Radboud Universiteit
Wij willen het beste halen uit de wetenschap, uit anderen en onszelf. Waarom? Omdat dit hard nodig is voor de wereld om ons heen. Vooraanstaand onderzoek en onderwijs leveren een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Dat is wat meer dan 24.000 studenten en 5.600 medewerkers van de Radboud Universiteit samenbrengt. En wat vraagt om nog meer talent en samenwerking. Je bent nodig!