Als secretaresse binnen de groep Plant Breeding ondersteun je zowel het onderwijs als het onderzoek. Met jouw communicatieve vaardigheden en gevoel voor verbinding vervul jij een spilfunctie binnen deze internationaal georiënteerde groep, als onderdeel van de Plant Sciences Group binnen WUR.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ondersteuning van de processen rondom het onderwijs.
• Ondersteuning van medewerkers en (internationale) studenten (bij vragen over verlof, verzuim, bestellingen, declaraties en andere regelzaken).
• Agendabeheer leerstoelhouder
• Verslaglegging van bijeenkomsten van het management, bewaken actielijst, opstellen conceptagenda en verzamelen agendapunten, highlights en mededelingen.
• Contactpersoon voor HR, PhD office en de onderzoeksscholen
• Coördinatie van het aanstellen en verlengen van accounts van gastmedewerkers en aanmeldingen bij het Expat Centre.
• Registreren, muteren en beheren van ongeveer 50 PhD studenten binnen Plant Breeding in Hora Finita, waaronder het boeken van promoties, opponenten toevoegen, bewaken en plannen Go/NoGo gesprekken, bewijs van registratie uitreiken voor huisvesting, verlengen van periode indien nodig, commissie aanpassen etc. Voor buitenlandse PhD-ers ook het bewaken van de diplomawaardering en het aanmelden bij het Expat Centre bij aanstelling en verlenging.

Samen met jouw directe collega ben je verantwoordelijk voor het functioneren van het secretariaat. In gezamenlijk overleg stemmen jullie het overige takenpakket af om een duidelijke structuur en organisatie te waarborgen. Denk hierbij aan agendabeheer, verzuim- en verlofadministratie, reisboekingen, het organiseren van bijeenkomsten, congressen, jubilea, afscheidsfeesten en excursies, het invoeren van cijfers, financiële zaken/vragen, het boeken van zalen, zorgen dat MSc studenten hier voor hun afstudeeropdracht aan de slag kunnen, werkplek regelen voor nieuwe medewerkers inclusief bestellen laptop en andere toebehoren, etc. Dit zijn aanvullende taken, waarbij je elkaar - waar nodig - onderling kan vervangen.

Jouw kwaliteiten
Je bent een enthousiaste teamspeler. Accuratesse in administratie, cijfermatig inzicht, zelfstandigheid en het vermogen om bij ad-hoc zaken en vragen prioriteiten te stellen zijn belangrijke kwaliteiten die je bezit, evenals uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent daadkrachtig, neemt graag initiatief, kunt een veelheid van diverse taken aan en de processen binnen een dynamische organisatie monitoren en daarop anticiperen.

Daarnaast beschik jij over:

• Een MBO+ werk- en denkniveau en heb je enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitgebreide kennis van de MS Office programma's Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint.
• Behendigheid met online communicatiemiddelen en WUR gerelateerde automatiseringspakketten zoals SharePoint, ProQme, Hora Finita en Pure heeft een pré.

In onze internationale werkomgeving is het belangrijk dat je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels. Mocht je Engels niet helemaal op niveau zijn, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum Wageningen in'to Language.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken, maximaal 40 uur per week, extra compensatie uren op te bouwen;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 4%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris tot maximaal € 3.392, bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 7). In eerste instantie ontvang je een tweejarig contract, welke bij wederzijds enthousiasme omgezet zal worden naar een contract voor onbepaalde tijd.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 18e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit" van Nederland.

Wageningen University & Research

Wageningen University & Research
De missie van Wageningen University & Research is 'To explore the potential of nature to improve the quality of life'. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.200 medewerkers (6.400 fte) en 13.200 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Plant Breeding
Plant Breeding is een gefuseerde groep van Wageningen Research en Wageningen University met circa 200 mensen, waaronder MSc- en PhD-studenten en buitenlandse werknemers. Het is een zeer internationale groep met meer dan 30 nationaliteiten, georganiseerd in tien onderzoeksgroepen. We doen fundamenteel, strategisch en toegepast onderzoek en geven onderwijs op alle onderwijsniveaus (BSc, MSc en PhD). Ons onderzoek richt zich op de verspreiding van de genetische basis van eigenschappen die relevant zijn om tot een duurzame land- en tuinbouw te komen. We doen dit onderzoek vaak samen of in samenwerking met veredelingsbedrijven, regionale, landelijke en internationale overheden.

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.