De divisie Library and IT Services (LIS) van University Services heeft als missie het realiseren van state-of-the-art IT-diensten en bibliotheekdienstverlening voor het onderwijs en onderzoek en bedrijfsvoering van Tilburg University. LIS stelt zich daarbij op als dienstverlener en adviseur. De divisie telt circa 190 Fte medewerkers waaronder 3 medewerkers die zich met contractmanagement bezighouden.

Door 'commodity' IT als dienst in de markt af te nemen in plaats van zelf te beheren kan de organisatie zich meer toespitsen op producten en diensten waar we voor het onderwijs en onderzoek toegevoegde en onderscheidende waarde kunnen leveren. De strategie van LIS beweegt zich daarbij in toenemende mate naar regievoering in plaats van beheer van (ICT-)oplossingen. De vraag aan leveranciers verandert daarbij vaak van ‘leveren zoals gespecificeerd’ naar ‘leveren wat nodig is om de (veranderende) bedrijfsdoelstellingen van de opdrachtgever te realiseren’, en dit vraagt een andere wijze van sturing (regie). Contractmanagent omvat daarbij activiteiten die zich toespitsen op het minimaliseren (dan wel beheersbaar maken) van de (contract)risico's en het zo optimaal mogelijk uitnutten van de contracten.

Jouw functie
De contractmanager is voor een aantal contracten verantwoordelijk voor de diverse onderdelen uit de contractcyclus:

• Betrokkenheid bij aanbestedingen en contractering onder meer middels startadviezen, deelname in aanbestedingsteams, bewaken van integraliteit alsmede de totstandkoming van contracten. Je hebt daarbij oog voor zowel de bredere universitaire context alsook de ontwikkelingen uit het strategisch plan van LIS. 
• Je borgt de contractadministratie. Dit omvat het (toezien op) administratieve afhandeling van contracten inclusief de archivering, het contractbeheerproces waar nodig actualiseren en bijstellen, en het ontwerpen van standaarden voor het contractbeheer (zoals communicaties en protocollen). Je initieert het contractdossier en de contractkalender en begeleidt waar nodig de onboarding, verificatie, opstelling SLA e.d.
• Je zorgt voor inrichting van risicobeheersing gedurende de contractcyclus (risicoanalyse, beheersingskader, classificatie, rapportage).
• Je bewaakt de contractvoortgang (opstellen van rapportages, analyse leveranciersrapportages, advisering over KPI's en voorbereiden van en/of voeren van tactisch/strategisch overleg met leveranciers). 
• Je stelt inhoudelijke en cijfermatige rapportages/adviezen op voor management en contractboards. 
• Je evalueert contracten als een doorlopend proces, en zorgt vanuit de PDCA-cyclus voor continue verbetering en indien nodig tussentijdse aanpassingen (in contract, risicobeheersing, sturing, prestatiemonitoring).
• Je schakelt met diverse aanpalende vakgebieden (zoals Inkoop, Finance, Information Security en Juridische Zaken) om processen goed op elkaar af te stemmen en belangen goed te borgen. 
• Tevens zal doorlopend een beroep op je worden gedaan ten aanzien van (door)ontwikkeling, implementatie en verdere professionalisering van de gehele procurementcyclus, waarbij zowel aanbesteding, contractering, contractmanagement, leveranciersmanagement en Service Level Management thema's zijn waarbij je betrokken bent.  

Jouw kwalificaties 

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding (bijvoorbeeld richting Inkoop/contractmanagement, Finance, Economie, Management, Rechten).
• Je beschikt over ruime inhoudelijke ervaring ten aanzien van financieel-administratieve processen, het ontwerpen van risicobeheersingskaders en het ontwerpen en opstellen alsmede analyseren van inhoudelijke en cijfermatige (leveranciers-)rapportages. 
• Ervaring met contract- en leveranciersmanagement (bij voorkeur in de sector ICT) alsmede met aanbesteden is een pre.
• Je kunt goed omgaan met verschillende belangen en bent in staat om een complex speelveld te overzien. Je bent een sparringpartner voor je collega’s alsmede voor de afdelingshoofden LIS ten aanzien van de contracten binnen hun aandachtsgebied.
• Kennis van de methode CATS, relevante wet- en regelgeving alsmede de procurementketen is een pre, belangstelling om je erin te verdiepen een vereiste. 
• Je hebt een vlotte pen, waardoor je gemakkelijk een ter zake en beknopt advies schrijft. Plannen en organiseren gaat je goed af, en je werkt nauwgezet. Je bent analytisch vaardig en bent in staat om je in complexe materie te verdiepen. Je hebt snel door waar prioriteiten vanuit verschillende invalshoeken liggen en bent in staat om daarop te focussen. 
• Een uitstekende beheersing van het Engels is vereist: CEFR-niveau C1. 

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.  
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht onbepaalde tijd.

Het betreft een functie voor 0,8 – 1,0 fte (32 - 40 uur per week) van de volledige werktijd. 

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Het salaris bedraagt minimaal €2.960 en maximaal €4.670 bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Medewerker Contractmanagement 1 en salarisschaal 10 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Over Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services