Ben jij een gedreven management assistent, die het leuk vindt om op een dynamische afdeling met een internationaal karakter te werken? Als management assistent van het Teaching & Learning Centre (het voormalige Education Support Centre) ben je - samen met nog een management assistent - de rechterhand van het hoofd van de afdeling op financieel en administratief gebied en werk je heel nauw samen met de andere stafleden. De afdeling bestaat uit 7 teams met een tachtigtal stafleden; team trainers & adviseurs, team educational media, team open & online, team online leeromgeving, team digital examination en team society-based education en het team education support service desk.

Wat ga je doen?
Je ondersteunt de afdeling bij het voorbereiden en plannen van de afdelingsvergaderingen, de onderwijskundige trainingen en planningen: werkzaamheden zoals kantoorbenodigdheden bestellen, het boeken van reizen, archivering, maken van certificaten, boeken van zalen en catering, organiseren van bijeenkomsten en notuleren bij vergaderingen, en agendabeheer. Je bewaakt tenslotte de administratieve en financiële afhandelingen hiervoor.

Je signaleert en adviseert over relevante ontwikkelingen binnen de organisatie. Je controleert de afdelingskosten en verzoekt tot correctie waar nodig. Je adviseert op voorkomende financiële vragen, en verwijst door, indien nodig naar andere afdelingen. Je zorgt voor het voorbereiden van facturen van derden voor goedkeuring in het declaratiesysteem, organiseert dossiervorming conform archiefwetten en draagt zorg voor het beheer van trainingstrajecten.

Verder verricht je alle voorkomende ondersteunende taken, zoals het te woord staan van medewerkers van de afdeling, belangstellende docenten die diensten van de afdeling afnemen, het verzorgen van e-mailverkeer, correspondentie en post en het beantwoorden van de telefoon. Gezien het internationale karakter van de universiteit is een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift essentieel.

De ontwikkelingen op ICT-gebied volgen elkaar in rap tempo op en gezien het aantal interne systemen waar wij mee werken, zijn wij op zoek naar iemand die zich nieuwe software snel eigen maakt en kan omgaan met deze veranderingen. We vragen je bereid te zijn tot het volgen van trainingen. Wij zoeken iemand die proactief, secuur, accuraat, zelfredzaam en behulpzaam is.

• je hebt een afgeronde opleiding MBO-secretarieel of Havo met een aanvullende secretaresseopleiding en minstens 3 - 5 jaar relevante werkervaring;
• je bent analytisch sterk, hebt een onafhankelijke oordeelsvorming en een stevige persoonlijkheid;
• je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels;
• je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, hebt een dienstverlenende instelling, een sterk organisatorisch vermogen en weet prioriteiten te stellen;
• je kunt goed omgaan met een wisselende werkdruk en kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• je hebt ervaring met diverse softwarepakketten en systemen zoals MS Office (met name Excel, outlook, word & MSTeams), Adobe en ervaring met het beheren van Sharepoint, cursusregistraties en websites;
• je kunt zelfstandig werken, maar bent ook een enthousiaste teamplayer;
• je hebt affiniteit met een academische werkomgeving.

Wij bieden jou een interessante, veelzijdige functie in een inspirerende, internationale werkomgeving.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Een aantal highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken, maximaal 40 uur per week, extra vakantie / compensatie uren op te bouwen;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via het ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal €2.402, tot maximaal €3.026,- bij een volledige werkweek van 38 uur conform CAO Nederlandse Universiteiten (schaal 6). Dit betreft een functie voor 20 -28 uur per week. In eerste instantie bieden wij een jaar contract, maar wij hebben de intentie om bij goed functioneren de arbeidsovereenkomst om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 18e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit" van Nederland.

Wageningen University & Research

De missie van Wageningen University & Research is 'To explore the potential of nature to improve the quality of life'. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving.

Met ongeveer 30 vestigingen, 7.200 medewerkers (6.400 fte) en 13.200 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.