Zorg jij er met je collega’s voor, dat van alle studenten binnen Tilburg University, de examenresultaten tijdig en correct worden verwerkt? En dat alle afstudeerstukken worden verwerkt en vastgelegd in het archief? 

Jouw functie
Binnen onze dynamische, internationale organisatie van ruim 20.000 studenten en 2300 medewerkers speelt het studenteninformatiesysteem Osiris elke dag weer een zeer belangrijke rol. Onze uitdaging is om met het team Studievolg het individuele onderwijsprogramma van de student te onderhouden. Door het tijdig doorvoeren van wijzigingen in het examenprogramma, het opvoeren van studieresultaten en vrijstellingen in Osiris zorgen wij ervoor dat de student een compleet overzicht heeft van zijn studievoortgang. Het team controleert de studievoortgang van de bachelor en masterstudenten en als aan alle onderdelen van de opleiding is voldaan worden de diplomastukken vervaardigd. 
 
Ons team Administratie Studievolg bestaat uit 6 personen. Wij zijn op zoek naar een collega, die zeer communicatief vaardig is, een sterk analytisch vermogen heeft, in staat is een veelheid van regelgeving toe te passen en voornamelijk zelfstandig studieresultaten zal verwerken. De uitdaging van het werk zit in de complexiteit van de cijferregistratie, waarbij overleg met collega’s vaak nodig is.

Buiten de piekmomenten ondersteun je het team met het aanmaken, vullen en opruimen van studentdossiers, waarvoor ook fysieke kracht gevraagd wordt. Werkzaamheden worden in een bulk verwerkt, waardoor je in bepaalde periodes langdurig met hetzelfde werk bezig bent en je hiervoor een zekere mate van stressbestendigheid moet hebben en repeterend werk leuk moet vinden.
 
We vinden het belangrijk dat je een goede aanvulling bent voor ons team, zowel in het werk alsook in persoon. We hechten veel waarde aan een goede teamsfeer, een klik met alle leden van ons team is daarom erg belangrijk. Gaandeweg leggen we samen de basis voor je werkzaamheden als administratief medewerker Studievolg waarbij je steeds zelfstandiger gaat werken

De Afdeling
Ons team Administratie Studievolg maakt onderdeel uit van de afdeling Student Administration (SA). SA is onderdeel van de divisie Academic Services, bestaat uit 48 medewerkers en is verantwoordelijk voor de volgende zaken: 

• het in- en uitschrijven van studenten
• de centrale registratie van de studieresultaten
• de diplomering van studenten
• het roosteren van de colleges en (her)tentamens
• de afname van de schriftelijke tentamens
• De Student Desk.

• Je bent geen student van Tilburg University.
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je bent minimaal 32 uur beschikbaar. 
• Je bent fysiek in staat om stapels dossiers, mappen en dozen te tillen.
• Je hebt gedegen kennis van Word, Excel en Outlook, bent bekend met Teams en hebt enige affiniteit met het werken met meerdere geautomatiseerde systemen (uitwisselen van gegevens).
• Je hebt aantoonbare ervaring met het omgaan met een veelheid aan regels en procedures, waarbij je zelfstandig, na toepassing van die regels, een eindproduct oplevert.
• Je werkt heel accuraat, en gestructureerd, ook in de drukke periodes 
• Je bent zeer communicatief vaardig. 
• Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift.
• Je hebt aantoonbare administratieve werkervaring.
• Aantoonbare administratieve werkervaring in het Hoger Onderwijs (je kent de terminologie) is een pré.
• Kennis van Osiris is een pré.

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 
• Sterk analytisch vermogen en stressbestendig;
• Goede communicatieve vaardigheden, accuraat, zelfstandig en initiatiefrijk;
• Je houdt ervan om te puzzelen en om problemen (pragmatisch) op te lossen; 
• Resultaat- en klantgerichte instelling en flexibel in het organiseren van je werk.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden met intentie voor onbepaalde tijd.

Het betreft een functie voor 0,8 tot 1,0 fte (min 32 uur per week) van de volledige werktijd. 

Het salaris bedraagt minimaal € 2.402,- en maximaal € 3.026,- bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Administratief medewerker, niveau 1 en salarisschaal 6 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling. Afhankelijk van je opleiding en werkervaring wordt je ingeschaald.  

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele- en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services