Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega voor de functie Management-/Office-assistent (secretaresse) Academic Affairs en Research Support Office (RSO). In deze functie ondersteun je de afdeling Academic Affairs (AA) en in het bijzonder het Research Support Office dat onderdeel is van AA.

AA is de instellingsbrede beleidsafdeling van de UM, die zich o.a. bezighoudt met onderwijs, onderzoek en internationalisering. Het RSO binnen AA houdt zich bezig met strategie- en beleidsontwikkeling op het gebied van externe subsidiewerving. De afdeling AA bestaat uit circa 25 beleidsadviseurs en het RSO bestaat uit een coördinator, een data analist en de secretaresse. Vanuit het RSO wordt er nauw samengewerkt met de facultaire subsidieadviseurs, inclusief de organisatie van het trainings- en informatie portfolio en begeleiding van grote onderzoeksaanvragen.

Functiebeschrijving:
De geschikte kandidaat biedt primair ondersteuning aan de afdeling Academic Affairs en de coördinator van het RSO en de facultaire subsidieadviseurs. Ook zal de kandidaat samenwerken met andere secretaresse binnen het Maastricht University Office.

De functie bestaat uit het onderstaande takenpakket:

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen alsmede uitvoeren van werkzaamheden die hieruit voortvloeien, zoals bijvoorbeeld het verzorgen van de agenda en notulen.
• Organiseren van trainingen, cursussen en informatiebijeenkomsten, inclusief de bijbehorende communicatie hierover.
• Actief bijdragen aan uitvoering van werkprocessen, bijvoorbeeld het verzorgen van Support Letters voor onderzoeksaanvragen.
• Verantwoordelijk voor werkprocessen en bewaken van deadlines.
• Fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties.
• Plannen en coördineren van afspraken.
• Verzorgen van correspondentie (Nederlands- en Engelstalig).
• Overige voorkomende secretariële werkzaamheden.

• Je werkt graag samen met collega’s, maar kunt ook uitstekend zelfstandig opereren in een hectische omgeving.
• Je bent integer en discreet in handelen en optreden.
• Je bent in staat om efficiënt en effectief te werken met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.
• Je hebt affiniteit met wetenschappelijk onderzoek en externe research funding en fondsenverstrekkers (of bent bereid je hierin te verdiepen).
• Je kunt werken met deadlines en bent stressbestendig.
• Je hebt organisatie sensitiviteit en bent in staat samen te werken met een grote diversiteit aan mensen binnen en buiten de UM.
• Je bent ICT-vaardig en op de hoogte van relevante softwareprogramma’s (MS Office).
• Je beschikt over een dienstverlenende instelling met goede contactuele en communicatieve vaardigheden.

Overige:

• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een snel veranderende omgeving.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (standaard taaleis B1).
• Je bent representatief, toegankelijk en draagt bij aan een prettige werksfeer.
• Je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet graag een stapje extra.
• HBO-opleiding en ervaring in een soortgelijke secretariële werkomgeving is vereist.

Het betreft een dienstverband voor bepaalde tijd voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

Binnen deze functie werk je nauw samen met de andere secretaresse van Academic Affairs.

De functie is voor 3 dagen in de week (0,6 fte). Je bent in ieder geval beschikbaar op maandag en vrijdag. De andere dag is in overleg te bepalen. Een indicatieve tijdsbesteding is ongeveer 2 dagen werkzaamheden voor het RSO en 1 dag voor AA.

De functie is ingedeeld in schaal 7. Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring. Het maximum bruto maandsalaris bedraagt € 3.336,- (bij fulltime aanstelling). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.

Naast goede primaire arbeidsvoorwaarden biedt de UM ook een mooi pakket secundaire arbeidsvoorwaarden.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.
Voor meer informatie zie: http://www.maastrichtuniversity.nl.