Het Lorentz Center binnen de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar een: 

Workshopcoördinator (0,8-1,0 fte) 
Vacaturenummer: 23-358

Het Lorentz Center, gehuisvest in de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden, is een workshopcentrum waar wekelijks internationale bijeenkomsten plaatsvinden voor groepen van  25 tot 55 wetenschappers. Op twee verschillende locaties organiseren wij jaarlijks ca. 80 workshops die nagenoeg alle gebieden van de wetenschap bestrijken. Tijdens een workshop ontmoeten wetenschappers elkaar fysiek en virtueel om in een open en stimulerende omgeving de ontwikkelingen in hun vakgebied te bespreken.
Het initiatief voor een workshop ligt bij de wetenschappers zelf. Het Lorentz Center begeleidt hen bij de voorbereidingen en neemt zoveel mogelijk organisatorisch en administratief werk uit handen, zodat de wetenschappers zich op de vakinhoudelijke kant van hun workshop kunnen richten. Iedere workshop heeft een eigen workshopcoördinator, die zelfstandig en in nauwe samenwerking met de wetenschappers de workshop organisatorisch voorbereidt en uitvoert. 
Voor meer informatie over het Lorentz Center, zie https://www.lorentzcenter.nl.

De werkzaamheden
Binnen het Lorentz Center en bij specifieke projecten is er ruimte om jouw administratieve en organisatorische talenten in te zetten. 

• Contact onderhouden met wetenschappelijke organisatoren en workshopdeelnemers;
• Coördinatie van alle logistieke en facilitaire zaken; 
• Tijdens de workshopweek: ontvang je deelnemers, beantwoord je vragen en houd je contact  met diverse afdelingen binnen de universiteit (ICT, Catering, Financiën);
• Verzorgen van correspondentie, voornamelijk in het Engels; 
• Administratief afhandelen van workshops, met behulp van een Conference Management Systeem en het bewaken en afhandelen van de financiën; 
• Coördinatie van gemiddeld 15 workshops tegelijkertijd, die zich in verschillende fases bevinden;
• Overige voorkomende administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van specifieke projecten of voor het Lorentz Center als geheel.

Het profiel

• Je bent proactief en stressbestendig. Daarnaast ben je representatief en heb je probleemoplossende instelling; 
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en je bent sociaal aangelegd;
•  Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en werkt accuraat;
• Je hebt affiniteit met het werken in een academische omgeving en denkt mee over onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan; 
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen; 
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en je hebt ruime ervaring met gangbare software zoals MS Office, Adobe en virtuele vergadertools.

Wij bieden
Een veelzijdige functie in een hecht team van vijftien collega’s, met zeven workshopcoördinatoren. De aanstelling is conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.
Meer informatie over werken bij de Universiteit Leiden is te vinden via: https://www.medewerkers.leidenuniv.nl

Beschrijving van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen

De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving, waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden gedreven door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en bio-farmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens tien bachelor- en veertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en bijna 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.