Om de wetenschap, het onderwijs en de bedrijfsvoering van een universiteit als geheel effectief te laten werken, moet de informatiestroom goed worden beheerd. De afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA) van de Universiteit Leiden speelt een sleutelrol in het archiefgedeelte van dit proces.

Op dit moment is de afdeling in transitie en wordt omgevormd van een traditionele Documentaire Informatie Voorziening (DIV) afdeling naar een modern team van archief-adviseurs en specialisten. In de praktijk betekent dat de start met archiving (and delete) by design/default, decentraal archiveren en risk based archiving. Hierbij blijft de informatie zoals die in de diverse softwarepakketten wordt geplaatst en/of gemaakt in deze applicaties staan en beheerd als archief. Bijvoorbeeld onderwijsmateriaal in Brightspace, onderzoek consent forms in Qualtrics en facturen in SAP. Daarbinnen moet het archief dus goed geregeld worden, zodat niet alleen bewaartermijnen worden gehandhaafd, maar ook de verdere archiefwet- en regelgeving eisen op orde zijn.

De taak van de adviseur is om dit beleid verder te implementeren op tactisch en strategisch niveau binnen de diverse partners van DIA (o.a. InformatieManagement en ICT) en doelgroepen (bijvoorbeeld functioneel beheer) en om het archief binnen de applicaties volgens de archiefregels te organiseren. Het is een functie waarbij met name communicatie zeer belangrijk is en dan vooral uitleg kunnen geven over het nieuwe beleid, mensen kunnen overtuigen van het nut ervan en kunnen adviseren en presenteren. Ook creativiteit is gewenst, gezien het gaat om innovatief archiveren binnen een complex landschap met een grote variëteit aan gebruikersgroepen en applicaties.

Jouw werkzaamheden:

• Beleid en Innovatie: Zelfstandig of i.s.m. hoofd DIA beleidsvoorstellen uitwerken op het gebied van archiving and delete by design. Indien mogelijk ontwikkelen en toepassen van innovatieve technieken of een bijdrage leveren bij het nadenken over creatieve toepassingen hiervan (bv integreren van archief in een FB training, toepassing Attented robot/RPA, artificial intelligence bij emailoplossing)
• Advies en samenwerking: In het gehele takenpakket is nauwe samenwerking met de diverse stakeholders en archiefrollen van essentieel belang. Bijvoorbeeld luisteren naar en inzicht verwerven in de strategische en operationele drijfveren die ten grondslag liggen aan de diverse toepassingen die in de hele universiteit worden gebruikt; bijdragen aan bilaterale of universiteit brede vergaderingen in verband met archief/informatiemanagement

Jouw profiel:

Benodigd:

• Afgeronde HBO+/WO opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk en denkniveau;
• Behaalde archiefopleiding van een erkend opleidingsinstituut of bereid deze te volgen;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur of projectleider, bij voorkeur binnen het informatiemanagement of archief vakgebied;
• Kennis van hoe complexe organisaties functioneren en bij voorkeur die van de Universiteit Leiden (liefst werkzaam) of een andere universiteit;
• Kennis van processen van Archief/Information Management, vooral in een digital context;

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €[[salarisMin]],- en maximaal €[[salarisMax]],- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal schaal 11)

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website. Daarnaast kan een aantal dagen per week thuisgewerkt worden en biedt de universiteit daar de benodigde faciliteiten en vergoedingen voor.

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven en kan digitaal worden aangevraagd. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op http://www.justis.nl/producten/vog/.

Universiteit Leiden, Administratief Shared Service Centre

Als medewerker van het Administratief Shared Service Centre (ASSC) bied je ondersteuning aan alle medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden. Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat uit de volgende afdelingen:

Servicepunt (SP)
Financieel Shared Service Centre (FSSC)
Personeel Shared Service Centre (PSSC)
Functioneel Beheer (FB)
Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA)
Samen met ongeveer 135 collega's ondersteun je vanuit het ASSC op onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is.

Binnen het ASSC zijn er veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. We vinden het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC.