Functioneer jij graag als rechterhand en ben jij een 'spin in het web'? Houd je van dynamiek en afwisseling? Vind je het fijn om zelfstandig je eigen werkzaamheden uit te voeren binnen een team? Dan gaan we graag met jou in gesprek.

Je werkt in een team van drie managementassistenten die de bestuurders en het managementteam van de faculteit Geesteswetenschappen gezamenlijk en op een collegiale manier ondersteunen. In deze rol houd je je voornamelijk bezig met de ondersteuning van de decaan.
Je hebt een aantal zelfstandige kerntaken en daarnaast heb je een aandeel in het werk dat binnen het team van managementassistenten wordt verdeeld.

We bieden een gevarieerd takenpakket aan met verantwoordelijkheden zoals:

• zeer complex agendabeheer van het faculteitsbestuur, met een focus op de agenda van de decaan;
• het beheer van de mailbox van de decaan en de voorbereiding van de vergaderingen waaraan hij deelneemt;
• organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
• het gezamenlijk beheren van de algemene mailbox van het bestuurssecretariaat, en het voeren van correspondentie zowel binnen als buiten de organisatie;
• ondersteuning geven bij de organisatie van grote facultaire bijeenkomsten, werkbezoeken en projecten;
• verantwoordelijk voor het voortgangssysteem voor promovendi: My PhD (voortgang en administratieve ondersteuning).

Als managementassistent(e) voor de decaan beschik je over een helikopterview en over bestuurlijke sensitiviteit. Je vindt het belangrijk om je proactief op te stellen en denkt in oplossingen. Je bent ondernemend en houdt van uitdagingen. Je weet hoe je met vertrouwelijke informatie om moet gaan. Tot slot ben je flexibel en heb je oog voor detail.

Je voldoet aan de volgende criteria:

• Je hebt hbo- werk- en denkniveau met een uitstekende beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van de Engelse taal.
• Je hebt ervaring in zeer complex agendabeheer en je kunt het overzicht houden.
• Je hebt ervaring met notuleren in het Nederlands en Engels.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket, met name Outlook.
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele vaardigheden.
• je hebt affiniteit met ondersteuning in digitale  vorm.

Daarnaast ben je:

• bekend met het organiseren van grote bijeenkomsten en projecten;
• stressbestendig en heb je het vermogen tot improviseren;
• service- en resultaatgericht ingesteld;
• initiatiefrijk, en accuraat;
• een netwerker en teamplayer.

Als managementassistent(e) bij het bestuurssecretariaat van de faculteit Geesteswetenschappen werk je voor het facultaire bestuursteam. Aan het hoofd staat de decaan die daarbij ondersteund wordt door de vice-decanen onderwijs en onderzoek, de faculteitsdirecteur en een studentbestuurslid. Je valt onder de keten Huisvesting, Facilitaire- en Secretariële ondersteuning (HFS). Je hiërarchisch leidinggevende is het afdelingshoofd secretariële ondersteuning van de faculteit.

Wij bieden: 

• een positie (0,8-1,0 fte) voor 1 jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van minimaal € 3072,- en maximaal € 4103,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion-beleid van de Universiteit Utrecht.

De kernwaarden van de faculteit Geesteswetenschappen zijn professionaliteit, transparantie, verantwoordelijkheid, verbondenheid en veiligheid. Deze waarden gelden voor iedereen en we houden ze hoog, in ons werk en in onze communicatie met elkaar en naar anderen.