Wij zijn op zoek naar een senior collega die samen met onze huidige drie interim-managementassistenten (IMA's) Marja, Emma en Femke afwisselend zullen werken bij onderstaande afdelingen in het Bestuursgebouw/Science Park. We hebben ook nog een uitmuntende officeassistent, namelijk Pascale. Pascale ondersteunt de IMA’s bij allerlei ondersteunende werkzaamheden en zij schuift ook aan bij de wekelijkse IMA-overleggen.

Als IMA spring je in op het secretariaat van één van de onderdelen, waar op dat moment onderbezetting is. Bijvoorbeeld door ziekte van een collega, bij een vacature of bij langdurig of bijzonder verlof. Je helpt collega’s écht uit de brand en zij zijn altijd blij met jouw komst. Hoe fijn is dat.

De onderdelen zijn:

1. Bestuursbureau;
2. Human Resources; 
3. Woonbedrijf;
4. Communicatie;
5. Studenten, Onderwijs & Onderzoek;
6. Financiën, Control & Administratie;  
7. Centrum voor Wetenschap & Cultuur (deze afdeling is gevestigd in de binnenstad);
8. Information and Technology Services;
9. Universiteitsbibliotheek.

In deze functie vragen we ook dat je proactief voor kennisdeling zorgt tussen de verschillende secretariaten met als doel het uniformeren van werkprocessen binnen de secretariaten en het elkaar beter leren kennen. Dit draagt bij aan meer verbinding en het makkelijker helpen van elkaar. Ook kun je ingezet worden op projectmatige basis bij de verschillende onderdelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het begeleiden bij aanpassingen in werkwijzen, het blijven waarborgen van de (eerder) geïmplementeerde werkprocessen en het begeleiden van nieuwe managementassistenten.  

Je komt in een hecht en gedreven team. We zoeken iemand die in ons team past. Iemand waar je prettig mee kan samen werken en waar je af en toe even mee kan sparren als dat nodig is. En natuurlijk ook heel gezellig is, want dat zijn wij ook.

De IMA’s krijgen vaak vragen over hun functie. Hieronder hebben we een FAQ weergegeven zodat je een beter beeld krijgt van de functie.

FAQ:

• Hoe wordt er bepaald wie de klus gaat doen en hoe lang duurt een klus gemiddeld?  

Elke aanvraag wordt besproken in het IMA-team. Voor het toewijzen van de klussen houden we rekening met: prioriteit, beschikbaarheid en expertise. De duur van de klus is in overleg met de aanvrager.

• Kun je als IMA wel een vaste roostervrije dag hebben en ook thuiswerken? En hoe plan je je vakantie eigenlijk?

Mocht je een vaste vrije dag hebben, dan behoud je dit altijd tijdens alle klussen. Thuiswerken gaat in overleg met de klus waar je werkt, met als uitgangspunt twee dagen vanuit huis. Vakantie en vrije dagen stem je af met je IMA-collega's.  

• Wat is het leukste aan deze functie?

Men is altijd blij met je komst! Je helpt mensen en de waardering hiervoor is groot. Je bouwt een groot netwerk op, je leert veel over de organisatie en je maakt tijdelijk echt onderdeel uit van het team waar je op dat moment werkt. Leuke bijkomstigheid hiervan is, dat je wordt betrokken bij veel sociale activiteiten zoals borrels, teamuitjes en kerstfeesten. En daarnaast heb je ook regelmatig een verse bos bloemen op je keukentafel staan ?.  

• Wat zijn de minder leuke dingen aan deze functie?

Soms is het moeilijk om te schakelen tussen de verschillende opdrachten. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen heb je als IMA altijd een week ruimte tussen de verschillende opdrachten.