Wij zijn op zoek naar een senior collega die samen met onze huidige drie interim-managementassistenten (IMA's) Marja, Emma en Femke afwisselend zullen werken bij onderstaande afdelingen in het Bestuursgebouw/Science Park. We hebben ook nog een uitmuntende officeassistent, namelijk Pascale. Pascale ondersteunt de IMA’s bij allerlei ondersteunende werkzaamheden en zij schuift ook aan bij de wekelijkse IMA-overleggen.

Als IMA spring je in op het secretariaat van één van de onderdelen, waar op dat moment onderbezetting is. Bijvoorbeeld door ziekte van een collega, bij een vacature of bij langdurig of bijzonder verlof. Je helpt collega’s écht uit de brand en zij zijn altijd blij met jouw komst. Hoe fijn is dat.

De onderdelen zijn:

1. Bestuursbureau;
2. Human Resources; 
3. Woonbedrijf;
4. Communicatie;
5. Studenten, Onderwijs & Onderzoek;
6. Financiën, Control & Administratie;  
7. Centrum voor Wetenschap & Cultuur (deze afdeling is gevestigd in de binnenstad);
8. Information and Technology Services;
9. Universiteitsbibliotheek.

In deze functie vragen we ook dat je proactief voor kennisdeling zorgt tussen de verschillende secretariaten met als doel het uniformeren van werkprocessen binnen de secretariaten en het elkaar beter leren kennen. Dit draagt bij aan meer verbinding en het makkelijker helpen van elkaar. Ook kun je ingezet worden op projectmatige basis bij de verschillende onderdelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het begeleiden bij aanpassingen in werkwijzen, het blijven waarborgen van de (eerder) geïmplementeerde werkprocessen en het begeleiden van nieuwe managementassistenten.  

Je komt in een hecht en gedreven team. We zoeken iemand die in ons team past. Iemand waar je prettig mee kan samen werken en waar je af en toe even mee kan sparren als dat nodig is. En natuurlijk ook heel gezellig is, want dat zijn wij ook.

De IMA’s krijgen vaak vragen over hun functie. Hieronder hebben we een FAQ weergegeven zodat je een beter beeld krijgt van de functie.

FAQ:

• Hoe wordt er bepaald wie de klus gaat doen en hoe lang duurt een klus gemiddeld?  

Elke aanvraag wordt besproken in het IMA-team. Voor het toewijzen van de klussen houden we rekening met: prioriteit, beschikbaarheid en expertise. De duur van de klus is in overleg met de aanvrager.

• Kun je als IMA wel een vaste roostervrije dag hebben en ook thuiswerken? En hoe plan je je vakantie eigenlijk?

Mocht je een vaste vrije dag hebben, dan behoud je dit altijd tijdens alle klussen. Thuiswerken gaat in overleg met de klus waar je werkt, met als uitgangspunt twee dagen vanuit huis. Vakantie en vrije dagen stem je af met je IMA-collega's.  

• Wat is het leukste aan deze functie?

Men is altijd blij met je komst! Je helpt mensen en de waardering hiervoor is groot. Je bouwt een groot netwerk op, je leert veel over de organisatie en je maakt tijdelijk echt onderdeel uit van het team waar je op dat moment werkt. Leuke bijkomstigheid hiervan is, dat je wordt betrokken bij veel sociale activiteiten zoals borrels, teamuitjes en kerstfeesten. En daarnaast heb je ook regelmatig een verse bos bloemen op je keukentafel staan ?.  

• Wat zijn de minder leuke dingen aan deze functie?

Soms is het moeilijk om te schakelen tussen de verschillende opdrachten. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen heb je als IMA altijd een week ruimte tussen de verschillende opdrachten.

Jouw passie is om managementsupport te professionaliseren en dienstverlening te bieden die gebruikers hoog waarderen. Ook vind je een prettige samenwerking met de verschillende managementassistenten belangrijk en breng je positieve energie mee en een flinke dosis humor. Je houdt van afwisseling, hebt een actieve houding, neemt initiatief en denkt graag mee. Flexibiliteit, aanpassingsvermogen en zelfstandigheid horen daarmee als vanzelfsprekend bij deze functie.

Je hebt oog voor procesverbeteringen en weet als geen ander dat verandering soms weerstand geeft, maar jij bent in staat om dit om te buigen naar het denken in mogelijkheden. Je draagt bij aan de goede sfeer en saamhorigheid. Ook ben je inhoudelijk op hoofdlijnen snel op de hoogte van de processen binnen de directie waar je op dat moment werkzaam bent.  

Je hebt verder:

• minimaal hbo- werk- en denkniveau en een mbo-diploma op zak;  
• werkervaring op secretarieel gebied;  
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en voldoende beheersing van de Engelse taal;
• uitstekende kennis van Word, Excel en PowerPoint, met name Outlook en Teams ken jij op je duimpje;
• het talent om goed je eigen werk te organiseren: dit betekent dat je goed kan schakelen tussen verschillende taken en opdrachtgevers.

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,8 - 1,0 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 3.072,- en maximaal € 4.103,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Facilitair Service Centrum (FSC) is één van de acht directies van de Universitaire Bestuursdienst binnen de Universiteit Utrecht. Het FSC levert servicegerichte en duurzame facilitaire dienstverlening aan de medewerkers, studenten en bezoekers van de universiteit. De behoeften vanuit het onderwijs, onderzoek en de patiëntenzorg zijn hierbij leidend. Het is een dynamische organisatie waar ongeveer driehonderd medewerkers verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. Het FSC hecht grote waarde aan duurzaamheid in de uitvoering van de diensten en de eigen bedrijfsvoering.