Het Van ’t Hoff Institute for Molecular Sciences (HIMS) is een van de acht onderzoeksinstituten van de faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). HIMS is verantwoordelijk voor hoogstaand wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van de bachelor- en masteropleidingen voor het vakgebied Scheikunde waar momenteel zo’n 400 studenten ingeschreven staan. De faculteit is gevestigd op het Sciencepark in Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven en het heeft een sterk internationaal karakter. Het instituut heeft ongeveer 150 vaste en tijdelijke medewerkers, waaronder zo’n 90 promovendi.

Het bedrijfsbureau van HIMS ondersteunt de wetenschappers van het instituut op het gebied van personeelszaken, financieel beheer, ARBO-zaken, huisvesting, ICT en andere faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Het bedrijfsbureau van HIMS wordt hiërarchisch aangestuurd door de Instituutsmanager en functioneel door de Assistent Bedrijfsvoerder. Voor het bedrijfsbureau van HIMS zijn we op zoek naar een Assistent Bedrijfsvoerder.

Als Assistent Bedrijfsvoerder heb je een brede functie en speel je een centrale rol binnen het instituut. Je maakt een vertaalslag van het instituutsbeleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op financieel, personeel en facilitair gebied. Je geeft functioneel leiding aan vier management assistenten van het Bedrijfsbureau. Samen met je team ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen het instituut. Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteitsbrede overleggen en projecten.

De Assistent Bedrijfsvoerder assisteert de Instituutsmanager op operationeel en tactisch niveau bij een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering van het instituut. In deze functie fungeer je als spin in het web bij de dagelijkse bedrijfsvoering op het gebied van onderzoek en onderwijs bij het instituut. De focus ligt daarbij op personeelsbeheer, financieel beheer en contract beheer.

Dit is een unieke kans voor iemand die al enige ervaring heeft op het gebied van bedrijfsvoering, graag wil werken op operationeel en tactisch niveau, zich hierin verder wil ontwikkelen en die graag wil werken in een maatschappelijk relevante omgeving.

Je gaat werken bij HIMS, onderdeel van FNWI, gevestigd op het Science Park in Amsterdam. Je werkt intensief samen met de Wetenschappelijke Directeur en de wetenschappelijke staf en je rapporteert aan de Instituutsmanager. Je maakt onderdeel uit het Bedrijfsbureau, de sfeer binnen dit team is collegiaal en iedereen draagt zijn steentje bij. In deze functie werk je vooral op locatie maar er is ruimte om hybride te werken.

Wat ga je doen?
Het takenpakket omvat onder meer:

• Het bieden van adequate ondersteuning op personeelsgebied, zoals werving & selectie, indiensttreding nieuwe medewerkers, de voorbereiding en uitwerking van benoemings- en bevorderingsdossiers, het genereren van managementinformatie bijvoorbeeld over verzuim, vakantiedagen en beoordelingen;
• Het voeren van een adequate projectadministratie voor wetenschappelijke onderzoeksprojecten en onderwijsactiviteiten in samenspraak met de Centrale Projectadministratie;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt binnen het instituut voor de wetenschappelijke staf, promovendi en de analisten met betrekking tot personele zaken en (project)financien;
• Beheer en actualisatie van personele informatie en -administratie en projectaanvragen van het instituut en de vertaalslag naar de begroting;
• Analyseren van interne procedures op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties;
• Beheer en planning met betrekking tot laboratoria en kantoren.