Wegens doorstroming naar een andere aantrekkelijke functie binnen de TU/e heeft de Graduate School behoefte aan een ervaren

Secretaresse/management assistent (0.8 -1.0 fte)

Over de TU/e

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een jonge, internationaal georiënteerde universiteit, gespecialiseerd in engineering, science & technology en staat bekend om de grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. De TU/e staat midden in de samenleving en zet in op complexe, maatschappelijke uitdagingen. Zowel nationaal als internationaal staat de TU/e hoog aangeschreven. Groei is er volop. Zo is het aantal studenten gegroeid naar ruim 13.000 en ook het aantal medewerkers is toegenomen de laatste jaren.

De (post) masteropleidingen van de TU/e zijn gebundeld in de Graduate School. Aan het hoofd van deze School staat een Dean, die wordt ondersteund door een team van programmamanagers en beleidsmedewerkers.

Voor de ondersteuning van de Dean van de Graduate School zijn we op zoek naar een proactieve en consciëntieuze

Secretaresse/management assistant(e) (0.8 - 1.0 fte)

Een servicegerichte professional die goed gedijt in een dynamische omgeving, voldoening haalt uit het aanbrengen van structuur, efficiency en graag ontzorgt.

Taken:

• Algehele ondersteuning van de Dean Graduate School (GS).
• Coördinerende taken en werkzaamheden zowel ten behoeve van de leidinggevende als het GS team.
• Complex agendabeheer: het pro-actief managen van de agenda en mailbox van de leidinggevende. Voorstellen van prioriteiten, termijnen en opvolging en (waar nodig na fiattering van leidinggevende) daar zelfstandig uitvoering aan geven.
• Correspondentie: managen, in concept beantwoorden en waar mogelijk zelfstandig opvolgen van persoonlijk-professionele (e-mail) correspondentie namens leidinggevende.
• Notuleren van vergaderingen; voorbereiden agenda en vergaderstukken.
• Identificeren, organiseren, opvolgen, monitoren en rapporteren van actiepunten van leidinggevende.
• Voorbereiden, organiseren, bewaken en administratie van projecten en events.
• Edit, layout en slides verzorgen van presentaties van de leidinggevende voor verschillende doelgroepen, zowel populair als wetenschappelijk.
• Voorbereidende werkzaamheden en updates verzorgen ten behoeve van project proposals en publicaties.
• Administratieve ondersteuning leidinggevende (t.b.v. reizen, ICT verzoeken, financiën)
• Ondersteuning organisatie Academic Awards.

• opleiding op MBO+/HBO-niveau en minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische onderwijs- en onderzoeks-omgeving.
• Goede beheersing van zowel de Engelse als de Nederlandse taal.
• Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Sharepoint en Excel).
• Communicatief sterk, betrokken en het vermogen om mee te denken met de organisatie.
• Servicegericht, supportive, consciëntieus, stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat.
• Flexibel, pro-actief en snel van begrip.
• Aanpakker die van nature georganiseerd en gestructureerd werkt.
• Vermogen om moeiteloos te kunnen schakelen tussen higher en lower level taken.

Een uitdagende, afwisselende baan in een zeer inspirerende, internationaal en student georiënteerde omgeving. Het betreft in eerste instantie een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar, met perspectief op een vast contract.

Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en in overeenstemming met de zwaarte van de functie, maximaal schaal 7. (min 2.693 - max 3.636 bruto per maand op fulltime basis)

Daarnaast maken 8% vakantiegeld, een vaste 13e maand en 41 vakantiedagen (op basis van een fulltime 40-urig dienstverband) en uitstekende sportfaciliteiten onderdeel uit van het arbeidsvoorwaardenpakket.