Ben jij samen met jouw team in staat om op een efficiënte en effectieve manier ondersteuning te bieden aan de centrale medezeggenschap van de Radboud Universiteit? Ben jij zorgvuldig, procesmatig, communicatief vaardig en een organisatietalent? En ben jij een verbinder met een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Dan ben jij nodig!

Als managementassistent verzorg jij de secretariële en administratieve ondersteuning van het ambtelijk secretariaat medezeggenschap. Het ambtelijk secretariaat is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de centrale medezeggenschapsraden van de Radboud Universiteit. Hieronder vallen de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR), de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en hun commissies. Deze raden overleggen circa zes keer per jaar in een Gezamenlijke Vergadering (GV). Daarnaast vinden er regelmatig overleggen met verschillende gremia van deze raden plaats en heeft het team als opdracht om de decentrale medezeggenschap te versterken. In dat kader worden ook activiteiten op decentraal niveau georganiseerd.

Jij gaat in jouw rol als managementassistent vooral aan de slag met agendabeheer, het verzorgen van telefoonverkeer, het maken van afspraken, de verwerking van post en e-mail, het doen van bestellingen, het organiseren van praktische zaken rond vergaderingen en (decentrale) trainingen, het onderhouden van de webpagina en het (administratief) ondersteunen van projecten zoals de universitaire verkiezingen. Daarnaast behoort ook (in overleg met de (adjunct) ambtelijk secretaris) het invoeren van vergaderstukken in iBabs en het notuleren van diverse vergaderingen tot je takenpakket. Hierbij is het van belang dat je goed kan luisteren, snel kan notuleren, kan schakelen en accuraat bent.

Verder ben jij bezig met het verzorgen van (concept) correspondentie en ben je het eerste aanspreekpunt bij vragen vanuit de organisatie. Het beheren van het archief van de centrale medezeggenschapsraden behoort ook tot je takenpakket. In dat kader verzamel je (in opdracht van de (adjunct) secretaris) gedocumenteerde informatie en zorg je ervoor dat dossiers compleet zijn.

Tot slot denk je in deze veelzijdige functie mee over procesoptimalisaties, stel je werkprocessen op en lever je vol enthousiasme een bijdrage aan het optimaliseren van de (administratieve) ondersteuning van de medezeggenschap.