Ben jij een energieke en gestructureerde bestuurssecretaris, die met impact en een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen een drijvende kracht is achter onze bestuurlijke processen en besluitvorming? Bekijk dan deze vacature: we maken graag kennis met jou.Functie-omschrijving Jij gaat werken op campus Woudestein bij de Erasmus School of Economics (ESE). De Erasmus School of Economics (ESE) is een toonaangevend centrum van wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. De faculteit huisvest vele (internationale) experts in uiteenlopende gebieden van de economische wetenschap. We zien en spreken elkaar regelmatig, digitaal en op locatie. Als bestuurssecretaris ben je een sparringpartner voor de bestuurders. Wij zoeken een professional die onze bestuurlijke processen en besluitvorming coördineert en leidt op efficiënte wijze. Door goed te organiseren, regie te nemen over bestuurlijke processen, overleggen voor te bereiden, (formele) acties en besluiten vast te leggen en te communiceren en belangrijke documenten te beheren, waarborg je een soepel verloop van onze strategische vergaderingen en deugdelijk toezicht. Met jouw expertise draag je bij aan een succesvolle koers van onze organisatie. Je hebt voelsprieten naar de belangrijkste stakeholders en helpt daarin het bestuursteam (BT).
Coördinatie en monitoring van strategische acties, projecten en programma’s en, op hoofdlijnen, bewaken van de kwaliteit behoren tot jouw taken. Verder houd je je bezig met het vormgeven van een stabiele en effectieve ondersteuning en advisering van het BT met betrekking tot beleidsontwikkelings-/ besluitvormingsprocessen en governance, met ondersteuning van het secretariaat dean’s office binnen ESE. Je coördineert de bestuurlijke en beleidsmatige overlegstructuur (agendavoering, verslaglegging, uitvoering en bewaking). Jij participeert actief in projecten, werkgroepen, onderzoeken en meer, waarbij je ruimte krijgt om jouw vaardigheden en expertise in te zetten.
Jouw takenpakket bevat o.a. de volgende werkzaamheden:
- Toetsen van beleidsvoorstellen op politiek-bestuurlijke haalbaarheid en onderlinge afstemming enerzijds en aan de voor het beleidsontwerp geldende procedures anderzijds;
- Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van de vergaderingen van het BT;
- Initiëren en voorzitten van diverse voorbereidende overleggen;
- Bevorderen van/ toezien op de uitvoering van acties en besluiten genomen door het BT;
- Verzorgen van tijdige en juiste informatievoorziening ten behoeve van het BT en andere belanghebbenden en regie geven aan de beleidscyclus.
Je hebt een scherp oog voor detail en hebt sterke analytische vaardigheden ontwikkeld. Uiteraard ben je ook in staat om effectief te communiceren met verschillende belanghebbenden binnen en buiten ESE. Je hebt regelmatig overleg, digitaal en op locatie, met het afdelingshoofd Dean’s Office, jouw hiërarchisch leidinggevende.