Je bent werkzaam als secretaresse van de afdeling Legal Affairs. Je biedt secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning en bent het eerste aanspreekpunt voor interne- en externe relaties. Je ondersteunt direct het afdelingshoofd, draagt zorg voor het agendabeheer en algemeen ‘office management’, bewaakt de algemene e-mail van Legal Affairs, maakt notulen bij vergaderingen en bewaakt de opvolging hiervan. Je onderhoudt goede contacten met het secretariaat van het College van Bestuur en het Stichtingsbestuur. Je zorgt voor de ondersteuning en voorbereiding van de ‘corporate housekeeping’, denk daarbij aan inschrijvingen in de Kamer van Koophandel en het regelen van volmachten voor nieuwe bestuurders. Je houdt je bezig met het opstellen van juridische dashboards en het bewaken van deadlines. Ook heb je een coördinerende rol ten aanzien van de overige ondersteuning van de juristen van de afdeling, voor zover dat niet bij de andere secretaresses van het team is belegd. Verder ondersteun je het secretariaat van het College voor Promoties in het afhandelen van verzoeken binnen het promotieproces. Kortom, wij zoeken voor de afdeling een echte ‘spin in het web’.

De proactieve en initiatiefrijke secretaresse die wij voor deze positie zoeken heeft tenminste een secretariële- of vergelijkbare administratieve opleiding en enkele jaren ervaring op bestuurlijk/directie niveau. De volgende competenties en persoonlijke eigenschappen zijn van belang om deze functie succesvol te kunnen uitoefenen:

• Integere houding en goed kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Goed kunnen plannen, anticiperen, prioriteren en samenwerken (en het kunnen stroomlijnen van vragen en verzoeken vanuit alle geledingen van de universiteit binnen de afdeling);
• Organisatiesensitief, met een goed gevoel voor interne verhoudingen en interesse in juridische en bestuurlijke processen;
• Goede sociale vaardigheden;
• Communicatief vaardig en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Representatieve- en dienstverlenende instelling;
• Flexibel, stressbestendig, accuraat, resultaatgericht en efficiënt;
• Ervaring als secretaresse in een juridische praktijk is een pré.

Herken je jezelf in dit profiel? Dan nodigen wij je graag uit te solliciteren.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht onbepaalde tijd.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Het betreft een functie voor 0,6 fte (24 uur per week) van de volledige werktijd. De werkdagen kunnen in overleg worden bepaald, waarbij het de voorkeur geniet om in ieder geval op de maandag aanwezig te zijn. 

Het salaris bedraagt minimaal € 2.793 en maximaal € 3.771 bruto per maand (full time salaris), gebaseerd op UFO-profiel Management/office Assistent 2 en salarisschaal 7. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je op basis van 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. 
Tilburg University biedt vergoeding aan voor een duurzame reisoptie woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en openbaar vervoer. 

We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten en streven ernaar om inclusief te zijn, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving, die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Tilburg University

Over Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services

Legal Affairs

De afdeling Legal Affairs verzorgt de juridische advisering van het College van Bestuur en van de directies van Schools en Divisies. De afdeling is naast juridische advisering verantwoordelijk voor de beoordeling van (onderzoeks)contracten, het secretariaat van diverse interne commissies waaronder de Commissie Wetenschappelijke Integriteit alsmede de begeleiding van interne beroepsprocedures voor studenten en medewerkers. Legal Affairs begeleidt en/of voert namens het College van Bestuur externe juridische procedures en houdt het Bureau Promoties en Academische Plechtigheden in stand. Binnen de afdeling werken 9 enthousiaste juristen met verschillende juridische profielen, 4 ondersteuners en 2 student-assistenten.