De medezeggenschap van de VU bestaat uit de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR) en de Gezamenlijke Vergadering (GV). De medezeggenschapsorganen worden ondersteund door het ambtelijk secretariaat. Vanwege de aankomende pensionering van een van de medewerkers zijn we op zoek naar een nieuwe collega die ons ambtelijk secretariaat komt versterken.

Het ambtelijk secretariaat bestaat uit een team van ambtelijk secretarissen en secretariële ondersteuning. Als secretaresse ga je werkzaamheden uitvoeren voor zowel de OR, USR als GV. Het is een nieuwe functie die je samen met de ambtelijk secretarissen vorm gaat geven. Een uitdagende rol waarbij je te maken krijgt met alle facetten van de medezeggenschap bij de VU.

Jouw taken

• het opstellen van concept-agenda’s voor vergaderingen, zorgdragen voor verslaglegging (in het Nederlands en Engels) en het bewaken van actie-, besluiten- en afsprakenlijsten
• organiseren van bijeenkomsten, zoals vergaderingen, trainingen, themadagen, overdrachtsbijeenkomsten, introductiedagen, etc.
• opstellen van samenhangende vergaderschema's voor GV, OR en USR
• correspondentie en mail voor de OR, USR en GV afhandelen
• redigeren van stukken, zoals concept adviezen en voorstellen, en het vertalen van documenten
• ondersteunen bij communicatietaken, waaronder het bijhouden van de websites en in concept opstellen van het jaarverslag
• ondersteunen bij medezeggenschapsverkiezingen
• voorstellen doen voor procesverbetering op het ambtelijk secretariaat

Van de secretaresse ambtelijk secretariaat verwachten we uitstekende basisvaardigheden bij het voorbereiden en notuleren van de vergaderingen. Omdat een deel van de medezeggenschap niet Nederlandstalig is, verwachten we ook een goede kennis van het Engels. Voor deze functie vragen we verder:

• een afgeronde opleiding (of werkervaring) op HBO-niveau
• ruime ervaring (3 tot 5 jaar) als secretaresse of in een soortgelijke functie
• bekendheid of affiniteit met medezeggenschap
• overzicht kunnen houden bij veel verschillende taken en bij grote drukte
• goede digitale vaardigheden (o.a. Microsoft Office, Teams en Zoom) en een dienstverlenende houding. Je verdiept je graag in nieuwe digitale hulpmiddelen
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels. Je hebt notuleerervaring in het Nederlands en Engels.
• minimaal 4 dagen per week beschikbaar, waaronder maandag, woensdag en donderdag.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.072,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.103,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• goede en voordelige sportfaciliteiten
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Vrije Universiteit Amsterdam

Welkom bij de dienst HRM, Arbo & Milieu
Een prettige, veilige werkomgeving, waar je je welkom voelt. Een plek waar je gestimuleerd en gewaardeerd wordt, waar je jezelf kunt zijn en ruimte hebt om te groeien. Dat is waar we bij de dienst HRM, Arbo & Milieu (HRMAM) van de Vrije Universiteit Amsterdam aan werken. Wij zijn verantwoordelijk voor het personeelsbeleid, adviseren bij HRM- en organisatievraagstukken, verzorgen personeels- en salarisadministratie en dragen bij aan het arbobeleid.

Samen met faculteiten en diensten kijken we vooruit: welk beleid is nodig, hoe implementeren en communiceren we dat effectief? Zo ontwikkelen we slim HR-beleid en vernieuwde diensten en producten. Daarmee leveren we toegevoegde waarde aan het primaire proces en dragen we bij aan meer impact in onderwijs en onderzoek.

Kom je werken bij HRMAM? Dan draag je actief bij aan de ontwikkeling van onze medewerkers en van de organisatie. Je werkt samen met 120 collega’s bij HRMAM, verdeeld over de afdelingen HR Advies, HR expertises, HR Service Center, HR Strategie & Beleid en Arbo & Milieu.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.